Bir yöneticiye "Ekibinizde açık geri bildirim var mı?" diye sorun; büyük ihtimalle "Evet, kapım herkese açık" cevabını alırsınız. Aynı soruyu ekibe sorduğunuzda ise cevap çoğu zaman farklıdır: "Kapı açık ama içeri girip yöneticimize bir şey söylemek pek akıllıca değil." Gerçek bir geri bildirim kültürü, kapının açık olmasıyla değil, içeri girip dürüstçe konuşan kişinin bundan zarar görmeyeceğinden emin olmasıyla ölçülür.
Şirketlerin çoğunda geri bildirim tek yönlü işler: Yönetici çalışana söyler, genellikle de yılda bir kez performans görüşmesinde. Oysa en değerli bilgilerin bir kısmı ters yönde akar. Sahada neyin işe yaramadığını, müşterinin neden memnun olmadığını, hangi kararın ekipte nasıl karşılandığını en iyi çalışanlar bilir. Bu bilgi yukarı ulaşmadığında yönetim, gerçeklikten kopuk kararlar almaya başlar.
Bu yazıda hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya işleyen açık bir geri bildirim kültürünü kurmanın yollarını, örnek cümleler ve uygulanabilir ritüellerle ele alıyoruz.
Açık geri bildirim kültürü neden zor kurulur?
- Güç dengesizliği: Yöneticisine eleştiri getiren çalışan, bunun kariyerine yansıyacağından endişe eder.
- Kültürel alışkanlıklar: Doğrudan eleştiri pek çok ortamda kabalık olarak algılanabilir; insanlar sorunları dolaylı yoldan dile getirmeyi tercih eder.
- Kötü deneyimler: Geçmişte verilen geri bildirimler savunmayla, kırgınlıkla veya hiçbir değişiklik olmamasıyla sonuçlanmıştır.
- Beceri eksikliği: Ne yöneticiler ne de çalışanlar, geri bildirimi yapıcı biçimde vermeyi ve almayı öğrenmiştir.
- Sadece olumsuza odaklanmak: Geri bildirim yalnızca hata olduğunda verildiğinde, kelimenin kendisi tehdit çağrışımı kazanır.
Yukarıdan aşağıya: Yöneticinin geri bildirimi
Sık ve küçük
Yılda bir kez verilen kapsamlı geri bildirim yerine, olayın hemen ardından verilen kısa ve somut geri bildirim çok daha etkilidir. Haftalar sonra hatırlatılan bir davranış, kişinin zihninde bağlamını kaybetmiştir. Yıllık değerlendirmeden bu sık ritme nasıl geçileceğini sürekli geri bildirim kültürü yazımızda ele aldık.
Somut ve davranış odaklı
Geri bildirimin etkili olması için kişiliğe değil, gözlemlenebilir davranışa ve onun etkisine odaklanması gerekir. Kullanışlı bir çerçeve: Durum – Davranış – Etki.
- Zayıf: "Toplantılarda çok olumsuzsun."
- Güçlü: "Dünkü proje toplantısında (durum) üç öneriye de ilk cevabın neden olmayacağı oldu (davranış). Bunun sonrasında ekipten kimse yeni fikir getirmedi (etki). Bu konuda ne düşünüyorsun?"
Olumlu geri bildirimi ihmal etmeyin
Olumlu geri bildirim, yalnızca moral vermek için değil, hangi davranışın tekrarlanması gerektiğini göstermek için de önemlidir. "Aferin" demek yerine neyi beğendiğinizi açıkça söyleyin: "Müşteriye sunumdan önce olası itirazları listelemen, toplantıyı çok rahatlattı. Bunu diğer sunumlarda da yapalım."
Aşağıdan yukarıya: Çalışanın yöneticiye geri bildirimi
Açık geri bildirim kültürünün asıl sınavı buradadır. Çalışanların yöneticilerine dürüstçe konuşabilmesi için yöneticinin bilinçli adımlar atması gerekir.
1. Açıkça ve düzenli olarak isteyin
"Bana her zaman söyleyebilirsiniz" demek yetmez; belirli sorularla davet edin. Genel sorular genel cevaplar getirir. Daha etkili sorular:
- "Bu ay benim yapmayı bırakmamı istediğin bir şey var mı?"
- "Ekip toplantılarını daha verimli hale getirmek için ben neyi farklı yapabilirim?"
- "Geçen hafta aldığım karar ekipte nasıl karşılandı? Gerçekten merak ediyorum."
2. İlk geri bildirime verdiğiniz tepkiyi yönetin
Bir çalışan size ilk kez eleştirel bir şey söylediğinde vereceğiniz tepki, ekibin bundan sonra size ne kadar dürüst olacağını belirler. Savunmaya geçmek, açıklama yapmak veya karşı eleştiri getirmek, bu kapıyı kapatır. Bunun yerine:
- Teşekkür edin: "Bunu söylediğin için teşekkür ederim, kolay olmadığını biliyorum."
- Anlamak için soru sorun: "Bir örnek verebilir misin?"
- Hemen karar vermeyin: "Bunu düşüneceğim ve sana döneceğim."
- Geri dönün ve ne yaptığınızı paylaşın.
3. Geri bildirimin sonucunu görünür kılın
Çalışanlar, geri bildirimlerinin bir şeyi değiştirdiğini görmezse, bir süre sonra vermeyi bırakır. "Geçen ay birkaç kişi toplantıların çok uzun olduğunu söyledi. Bu ay itibarıyla haftalık toplantıyı yarım saate indiriyoruz" gibi bir açıklama, geri bildirimin ciddiye alındığının en güçlü kanıtıdır.
4. Anonim kanallarla destekleyin
Kültür henüz olgunlaşmamışken anonim anketler ve 360 derece geri bildirim gibi yapılandırılmış araçlar, çalışanların çekincelerini azaltır. Ancak anonim kanallar, yüz yüze açıklığın yerini almamalı; ona giden bir köprü olmalıdır.
Geri bildirim kültürünü kalıcı kılan ritüeller
| Ritüel | Nasıl uygulanır? |
|---|---|
| Birebir görüşmede geri bildirim sorusu | Her görüşmenin sonunda "Benim için bir geri bildirimin var mı?" sorusu |
| Proje sonu değerlendirmesi | "Neler iyi gitti, neler zorladı, bir dahaki sefere neyi farklı yaparız?" |
| Yönetici ekip anketi | Üç ayda bir, yöneticiye özel kısa ve anonim bir anket |
| Akran geri bildirimi | Ekip üyelerinin birbirine yapılandırılmış biçimde geri bildirim verdiği dönemsel oturumlar |
Geri bildirim almak da bir beceridir
Geri bildirim kültüründe yalnızca vermek değil, almak da öğrenilmelidir. Geri bildirim alırken şu ilkeler işe yarar:
- Sözü kesmeden dinleyin.
- Anlamadığınız yeri netleştirmek için soru sorun.
- Her geri bildirime katılmak zorunda değilsiniz; ama her birini ciddiye almak zorundasınız.
- Teşekkür edin; geri bildirim veren kişi size zaman ayırmış ve risk almıştır.
Sık yapılan hatalar
- Geri bildirimi yalnızca performans görüşmelerine sıkıştırmak.
- Olumsuz geri bildirimi iki iltifatın arasına gizlemek; bu yöntem zamanla mesajı belirsizleştirir ve iltifatların da değerini düşürür.
- Herkesin önünde eleştirmek.
- Yöneticinin geri bildirim istemesine rağmen gelen eleştirilere savunmayla yaklaşması.
- Anonim anket sonuçlarını paylaşmamak veya üzerine eylem planı yapmamak.
Sonuç: Dürüstlük güvenle başlar
Açık geri bildirim kültürü; sık, somut ve davranış odaklı yönetici geri bildirimi ile çalışanların yöneticilerine güvenle konuşabildiği bir ortamın birleşimidir. Bu kültürü kurmanın anahtarı, yöneticinin geri bildirimi açıkça istemesi, gelen eleştiriye savunmasız yaklaşması ve sonucunu görünür kılmasıdır. Her olumlu deneyim, bir sonraki dürüst konuşmanın önünü açar.
Şirketinizde iki yönlü bir geri bildirim kültürü kurmak, yöneticilerinizi bu konuda geliştirmek istiyorsanız İK Partner'ın değişim yönetimi danışmanlığı süreci birlikte tasarlamanıza yardımcı olabilir. İlk görüşme ücretsizdir.
