İhtarname Örneği: İşveren İçin Göreve Davet Word Şablonu

Çalışan haber vermeden işe gelmemeye başladığında, işverenin aceleyle fesih yerine önce durumu netleştirmesi gerekir. Çalışanı mazeretini bildirmeye ve göreve başlamaya resmi olarak davet etmenin en yaygın yolu ihtarnamedir. Bu sayfadaki ihtarname örneği, işverenin devamsızlık yapan çalışana göndereceği göreve davet metnini içerir. Zimmet iadesi, rapor ibrazı ve izin dönüşü işbaşı yapmama için alternatif paragraflar da şablonda hazırdır. Şablon İK Partner logolu, düzenlenebilir bir Word dosyasıdır.

İhtarnamenin hangi yollarla gönderileceği ve tebliğin nasıl ispatlanacağı konusunda işverenler için ihtarname gönderme rehberi yazımıza bakabilirsiniz. Bu yazıda şablonun kullanımına odaklanıyoruz.

Şablonda Neler Var?

• Taraflar tablosu: Keşideci (ihtar eden işveren), adresi, vergi bilgileri, yetkilisi; muhatap çalışan ve bilinen son adresi; konu satırı.
• Açıklamalar: Çalışanın görevi ve işyeri, devamsızlığın başlangıcı ve tutanak tarihleri, çalışana ulaşma denemeleri, devamsızlığın İş Kanunu md. 25/II-(g) bakımından önemi ve ihtarnamenin amacı olmak üzere beş numaralı madde.
• Sonuç ve ihtar: Çalışana tanınan süre, mazeretin bildirileceği adres ve süre sonunda yapılacak işleme ilişkin ihtar.
• Noter talebi: Nüshaların tebliği ve saklanmasına ilişkin standart cümle.
• Alternatif paragraflar: (A) zimmetli eşyaların iadesi, (B) rapor veya mazeret belgesinin ibrazı, (C) izin dönüşü işbaşı yapmama.
• İK kontrol listesi: Gönderimden önce tamamlanması gereken sekiz adım ve noter ile tebliğe ilişkin bilgi notu.

Nasıl Kullanılır?

1. Devamsızlığı her gün için tespit edin. Her devamsızlık günü için tanık imzalı ayrı tutanak düzenleyin. Örnek metin için devamsızlık tutanağı örneği yazımıza bakabilirsiniz.
2. Kayıtları kontrol edin. Çalışanın izinli, raporlu veya iş kazası sonrası tedavide olup olmadığını SGK ve bordro kayıtlarından doğrulayın.
3. Ulaşma denemelerini kaydedin. Telefon, SMS ve e-posta denemelerini tarih ve saatiyle not alın; bu bilgileri 3. maddeye yazın.
4. Adresi doğrulayın. Özlük dosyasındaki ve çalışanın beyan ettiği güncel adresi karşılaştırın. Birden fazla adres varsa her birine gönderimi değerlendirin.
5. Süreyi belirleyin. Çalışanın ihtarnameyi alıp yanıt verebileceği makul bir süre yazın ve süre sonunu takvime işleyin.
6. Gerekirse alternatif paragrafı kullanın. İhtarname zimmet iadesi veya rapor ibrazı için gönderilecekse 2–5. maddeleri ilgili paragrafla değiştirin.
7. Kontrol listesini tamamlayıp ayırın. Son sayfa iç kullanım içindir; ihtarnameye eklenmez.
8. Gönderin ve sonucu izleyin. Tebliğ şerhli nüshayı saklayın. Süre sonunda çalışan dönerse mazeretini değerlendirin; dönmezse savunma ve fesih adımlarını ayrı belgelerle yürütün.

Çalışan ihtarname üzerine bir mazeret bildirirse, bu mazereti belgelerle birlikte değerlendirin ve sonucunu yazılı olarak kayda alın. Örneğin sağlık raporu sunulursa raporun kapsadığı günleri puantajda düzeltin ve SGK kayıtlarıyla karşılaştırın. Mazeret yetersizse veya hiç yanıt gelmezse, karar vermeden önce çalışandan savunma istenmesi sürecin sağlıklı işlediğini gösterir. Her aşamada kimin ne zaman hangi işlemi yaptığını kısa bir süreç notuna yazmak, ileride tüm akışı tek bakışta göstermenizi sağlar.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

İhtarname tek başına fesih bildirimi değildir. Amacı, çalışana resmi bir bildirim yapıldığını ve süre tanındığını ispat etmektir. Süre sonunda fesih kararı verilirse ayrıca yazılı ve gerekçeli bir fesih bildirimi düzenlenmelidir.

Devamsızlık nedeniyle haklı fesih değerlendiriliyorsa İş Kanunu md. 26'daki süre önemlidir: işverenin fesih hakkı, olayı öğrenmesinden itibaren 6 iş günü ve her halde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır. İhtarnamede verilen süre ve tebliğ süreci planlanırken bu takvim göz önünde tutulmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Devamsızlığı yalnızca puantajda göstermek, gün gün tutanak tutmamak.
• Çalışanın raporlu olup olmadığını kontrol etmeden ihtarname göndermek.
• Eski veya eksik adrese gönderim yapmak.
• Çok kısa ya da belirsiz süre vermek; "derhal" gibi ifadeler kullanmak.
• İhtarnameyi fesih bildirimi yerine geçecek şekilde yazmak.
• Süre sonunda hiçbir işlem yapmayıp konuyu haftalarca bekletmek.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; olayın özelliklerine, işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. İhtarname hukuki sonuç doğurabilecek bir belge olduğundan, özellikle fesihle sonuçlanabilecek durumlarda göndermeden önce hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.

Devamsızlık, disiplin ve fesih süreçlerinizi belge ve süre açısından güvenceye almak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşmede sürecinizi birlikte planlayalım.