İK Bütçe Tablosu: Plan ve Gerçekleşen Takibi Excel Şablonu

Ekim ayı birçok şirkette bütçe dönemidir. İnsan kaynakları bütçesi ise genellikle şirketin en büyük gider kalemini, yani personel maliyetlerini içerdiği için en çok tartışılan bölümdür. Bütçeyi hazırlamak işin yarısıdır; asıl değer, yıl boyunca planla gerçekleşeni karşılaştırıp sapmaları zamanında görmekten gelir. İK bütçe tablosu, bütçe kalemlerini ay ay planlamanızı, gerçekleşen harcamaları aynı yapıda izlemenizi ve seçtiğiniz aya kadar kümülatif sapmayı otomatik hesaplamanızı sağlar.

Şablon; İK yöneticileri, bütçe sorumluları ve finans ekipleriyle ortak çalışan İK iş ortakları için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

Dosya beş sayfa ve kullanım kılavuzundan oluşur:

• Plan: Kategori (açılır liste), bütçe kalemi, sorumlu ve on iki ayın planlanan tutarları; yıllık plan otomatik toplanır.
• Gerçekleşen: Kategori, kalem ve sorumlu bilgisi Plan sayfasının aynı satırından gelir; siz yalnızca aylık gerçekleşen tutarları girersiniz.
• Sapma Analizi: Yıllık plan, raporlama ayına kadar kümülatif plan ve gerçekleşen, sapma tutarı ve yüzdesi, yıllık gerçekleşen, kalan yıllık bütçe ve durum (Plana uygun, Bütçe aşımı, Bütçe altında, Plansız harcama).
• Kategori Özeti: Personel ücretleri, SGK ve yasal giderler, yan haklar, işe alım, eğitim ve gelişim, çalışan deneyimi, İK teknolojileri, danışmanlık, İSG ve diğer kategorilerinin toplamları ve bütçe payları.
• Parametreler: Bütçe yılı, raporlama ayı, sapma toleransı, genel toplamlar ve 2026 planlama varsayımları.

Örnek satırlardaki tutarlar yalnızca tablonun nasıl çalıştığını göstermek içindir.

Nasıl Kullanılır?

1. Kalemleri belirleyin. Her bütçe kalemini bir satıra yazın ve uygun kategoriyi seçin. Kalemleri sorumlu kişiyle eşleştirmek, sapma olduğunda kime sorulacağını netleştirir.
2. Aylık dağılımı yapın. Tutarları yıla eşit bölmek yerine harcamanın gerçekleşeceği aya yazın: özel sağlık sigortası poliçesi yenileme ayına, eğitim programları planlanan aylara.
3. Gerçekleşenleri işleyin. Her ay sonunda muhasebe kayıtlarından gerçekleşen tutarları aynı satıra girin. Satır sırasını iki sayfada değiştirmeyin.
4. Raporlama ayını güncelleyin. Parametreler sayfasında raporlama ayını değiştirdiğinizde tüm kümülatif hesaplar o aya göre yenilenir.
5. Sapmaları yorumlayın. Toleransı aşan kalemlerin nedenini sorumlusuyla konuşun; geçici bir zamanlama farkı mı, kalıcı bir maliyet artışı mı olduğunu ayırın.
6. Kategori özetini paylaşın. Yönetime kategori bazındaki tabloyu sunmak, ayrıntıya boğmadan resmin tamamını gösterir.

Personel Maliyetini Planlarken 2026 Rakamları

Bütçenin en büyük kalemleri olan ücret ve SGK satırlarını planlarken güncel parametreleri kullanmak gerekir. Şablonun Parametreler sayfasında referans olarak şu değerler yer alır:

Basit katsayı prim indirimlerini ve prime esas kazanç üst sınırını (2026'da aylık 297.270 TL) dikkate almaz. Prim indirimi uygulayan işyerlerinde veya yüksek ücretli kadrolarda SGK satırını işveren maliyeti hesaplama tablomuzla ayrıca kontrol etmenizi öneririz. Zam dönemine denk gelen aylarda ücret satırlarını artış oranına göre güncellemeyi de unutmayın.

Yıl içinde açılması planlanan yeni pozisyonları ayrı satırlarda göstermek de işinizi kolaylaştırır. Her yeni pozisyon için işe başlama ayından itibaren ücret ve SGK maliyetini, ayrıca ilan, seçme ve oryantasyon gibi işe alım giderlerini ilgili aylara yazın. Pozisyon ertelenirse yalnızca o satırları güncellemeniz yeterli olur; mevcut kadronun maliyeti etkilenmez.

Sık Yapılan Hatalar

• Geçen yılın bütçesini enflasyonla çarpıp geçmek: Kadro değişiklikleri, yeni pozisyonlar ve mevzuat değişiklikleri gözden kaçar.
• Yıllık tutarı on ikiye bölmek: Sigorta, ikramiye ve eğitim gibi dönemsel harcamalar ay ay sapma raporunu anlamsızlaştırır.
• Yasal maliyet artışlarını atlamak: 2026'da işveren SGK payı 1 puan artırılarak %21,75'e, PEK üst sınırı asgari ücretin 9 katına çıkmıştır; bu değişiklikler personel maliyetini doğrudan etkiler.
• Plansız harcamaları ayrı izlememek: Tablo, planı sıfır olup gerçekleşeni olan kalemleri "Plansız harcama" olarak işaretler.
• Sapmayı yalnızca yıl sonunda incelemek: Aylık takip, düzeltici aksiyon için zaman kazandırır.

Bütçenin nasıl kurgulanacağına dair adım adım yaklaşım için İK bütçesi planlama rehberimize, eğitim kalemlerini önceliklendirmek için eğitim bütçesi planlama yazımıza göz atabilirsiniz.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki ve vergisel sonuç doğuran kararlarda mali müşavirinize ve hukuk danışmanınıza başvurun.

Ücret, prim ve yan hak bütçenizi performans sisteminizle uyumlu biçimde planlamak isterseniz İK Partner'ın performans yönetimi danışmanlığı ekibi yanınızda. Ücretsiz ilk görüşmede bütçe yapınızı birlikte değerlendirelim.