Fazla Mesai Takip Çizelgesi: Ücretsiz Excel Şablonu (270 Saat)

Fazla mesai, ay sonunda bordroya tek bir rakam olarak yansır; ancak o rakamın arkasında hangi gün, kimin onayıyla ve hangi sınırlar içinde çalışıldığı bilgisi çoğu zaman kaybolur. Fazla mesai takip çizelgesi, çalışanların fazla saatlerini gün gün kaydeden, her satırı yıllık yazılı onay, fazla çalışma engeli ve yönetici onayıyla eşleştiren, yıllık 270 saat sınırına yaklaşanları ve kullanılmayan serbest zaman haklarını uyaran bir Excel şablonudur. Bu kayıt hem bordronun doğruluğunu hem de olası bir uyuşmazlıkta işverenin ispat gücünü artırır.

Fazla çalışmanın kuralları ve hesap yöntemleri için fazla mesai kuralları rehberimize, kayıtların ispat değeri için fazla mesainin ispatı ve işveren kayıtları yazımıza bakabilirsiniz.

Fazla Mesai Takip Çizelgesi Nedir, Ne İşe Yarar?

Fazla çalışmanın yönetiminde üç ayrı soru vardır: Bu çalışana fazla çalışma yaptırabilir miyim? Bu ay ne kadar çalıştı ve karşılığı nasıl verilecek? Yıl içinde sınıra ne kadar yaklaştı? Çoğu işyerinde bu soruların cevabı farklı dosyalarda durur. Takip çizelgesi üçünü aynı dosyada birleştirir.

Çizelge özellikle şu işyerlerinde işe yarar:

• Sipariş veya sezon yoğunluğu nedeniyle düzenli fazla çalışma yapılan üretim, lojistik ve perakende işyerleri,
• Haftalık sözleşme süresi farklı çalışanların bir arada bulunduğu ekipler (45 saat ve daha az),
• Fazla çalışma karşılığında serbest zaman da kullandıran şirketler,
• PDKS verisini bordroya aktarmadan önce bir kontrol katmanı isteyen İK ekipleri.

Çizelge bir kayıt ve kontrol aracıdır; ücret tutarını hesaplamaz. Brüt fazla mesai ücretini hesaplamak için bu çizelgedeki saatleri fazla mesai hesaplama tablosu şablonumuza aktarabilirsiniz.

Şablonda Neler Var?

Aylık Takip: Her çalışan için bir satır. Sicil numarası yazıldığında ad soyad, yıllık onay durumu ve fazla çalışma engeli otomatik gelir. 1–31 gün sütunlarına o gün yapılan fazla saat girilir. Sağdaki sütunlar ay toplamını, %25'lik fazla sürelerle çalışma ve %50'lik fazla çalışma saatlerini, yönetici onayını, karşılık türünü (ücret / serbest zaman), ücrete esas saatleri, doğan serbest zaman hakkını, önceki ayların toplamını, yıl toplamını ve 270 saate kalan süreyi gösterir. Kontrol sütunu her satırı tek bakışta değerlendirir: "Yıllık onay yok!", "Engel kontrol!", "270 saat aşıldı!", "Sınıra yaklaştı", "Onay eksik" veya "Uygun".

Çalışanlar: Sicil, ad soyad, departman, haftalık sözleşme süresi, yıllık onay durumu ve tarihi, fazla çalışma engeli (18 yaş altı, gebe / emziren, kısmi süreli, sağlık raporu) ve karşılık tercihi. Bütün kontroller bu ana listeden beslenir.

Yıllık Takip: Her çalışanın Ocak–Aralık arası %50'lik fazla çalışma saatleri, yıl toplamı, kalan kapasite ve durum (Uygun / Sınıra yaklaştı / Sınır aşıldı).

Serbest Zaman: Doğan her serbest zaman hakkı ayrı satırda; hakkın doğduğu tarih, 6 aylık son kullanım tarihi (otomatik), kullanılan ve kalan saat, durum (Açık / Son 30 gün / Süre geçti / Kullanıldı).

Özet: Takip yılı ve ayı, uyarı eşiği, yıllık sınır; bu ayın toplamları, bordroya aktarılacak saatler ve onaysız, engelli grupta, sınırı aşan veya süresi geçen kayıt sayıları.

Nasıl Kullanılır: Dosyanın sonunda adım adım kullanım kılavuzu.

Nasıl Kullanılır?

1. Çalışanlar sayfasını doldurun. Yıllık onay durumu en kritik alandır. Onaylar yılbaşında toplanmalıdır; bunun için fazla çalışma yıllık onay belgesi şablonumuzu kullanabilirsiniz.
2. Özet'te dönemi seçin. Takip yılını ve ayını (1–12) girin. Uyarı eşiği varsayılan olarak 240 saattir; daha erken uyarı isterseniz düşürün.
3. Gün gün kaydedin. Aylık Takip sayfasında sicil numarasını yazın ve fazla saatleri ilgili gün sütununa girin. Kayıtları PDKS veya onaylı talep formlarından alın; tahmini rakam girmeyin.
4. %25 kısmını ayırın. Sözleşmedeki haftalık süresi 45 saatin altında olan çalışanlarda, sözleşme süresi ile 45 saat arasındaki saatlerin ay toplamını "Fazla Sürelerle %25" sütununa yazın. Kalan saatler otomatik olarak %50'lik fazla çalışma sayılır.
5. Onay ve karşılığı seçin. Yönetici onayını ve karşılık türünü işaretleyin. Serbest zaman seçildiğinde hak otomatik hesaplanır; bu değeri Serbest Zaman sayfasına tarihiyle aktarın.
6. Kontrol sütununu inceleyin. Kırmızı uyarılı satırları bordroya aktarmadan önce çözün.
7. Ayı kapatın. %50'lik ay toplamlarını Yıllık Takip sayfasındaki ilgili aya yazın. Yeni ay için dosyanın kopyasını alın, takip ayını güncelleyin ve gün sütunlarını temizleyin.

Temsilî bir örnek: Sözleşmesi haftalık 40 saat olan bir lojistik çalışanı bir hafta toplam 49 saat çalışmıştır. 40 ile 45 saat arasındaki 5 saat fazla sürelerle çalışma (%25), 45 saati aşan 4 saat fazla çalışmadır (%50). Gün sütunlarına toplam 9 saat girilir, "Fazla Sürelerle %25" sütununa 5 yazılır; çizelge %50'lik kısmı 4 saat olarak hesaplar.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Çizelgedeki 270 saat kontrolü, kanun metnindeki ifadeye uygun olarak %50'lik fazla çalışma saatleri üzerinden yapılır. Fazla sürelerle çalışmanın bu sınıra dahil edilip edilmeyeceği konusunda ihtiyatlı davranmak isteyen işverenler, uyarı eşiğini daha düşük belirleyebilir. Ayrıntılar için 270 saat fazla çalışma sınırı ve fazla mesai yerine serbest zaman yazılarımıza bakabilirsiniz. Güncel tutar ve parametreler için 2026 bordro parametreleri yazımızı esas alın.

Sık Yapılan Hatalar

• Günlük fazla saati haftalık hesaptan bağımsız yazmak. Fazla çalışma haftalık 45 saat üzerinden belirlenir; bir gün uzun çalışılıp başka bir gün erken çıkılan haftalarda haftalık toplamı kontrol edin.
• Onayı olmayan çalışana fazla çalışma yazmak. Kontrol sütunundaki "Yıllık onay yok!" uyarısı, kaydı silmek için değil, sorunu çözmek içindir; çalışan fiilen çalışmışsa ücreti ödenmelidir.
• Serbest zamanı unutmak. 6 ay içinde kullandırılmayan serbest zaman, uyuşmazlık nedenidir. "Son 30 gün" uyarılarını düzenli inceleyin.
• Yıllık sayfayı güncellememek. Ay kapanışında Yıllık Takip sayfası doldurulmazsa 270 saat kontrolü yanlış sonuç verir.
• Kaydı bordrodan sonra tutmak. Çizelge bordronun kaynağı olmalıdır; bordrodan geriye doğru doldurulan kayıt ispat değeri taşımaz.
• Tanı veya sağlık bilgisi yazmak. Engel sütununda yalnızca kategori seçilir; açıklamaya sağlık bilgisi yazılmaz.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; denkleştirme, vardiya ve toplu iş sözleşmesi hükümleriniz varsa kontrolleri bunlara göre uyarlayın. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

Fazla çalışma kayıtlarınızı PDKS, puantaj ve bordroyla uyumlu hale getirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir, bizimle iletişime geçin.