Eğitim Katılım Listesi: Ücretsiz Word İmza ve Yoklama Formu

Eğitim verildiğini kanıtlamanın en temel yolu, katılımcıların imzaladığı bir yoklama kaydıdır. Eğitim katılım listesi, eğitimin adını, tarihini, süresini ve eğitmenini; katılımcıların ad soyad, sicil numarası, giriş-çıkış saati ve imzasını tek belgede toplar. Özellikle iş sağlığı ve güvenliği gibi zorunlu eğitimlerde bu kayıt, bir denetimde veya iş kazası sonrası incelemede eğitimin gerçekten verildiğini gösteren belgelerin başında gelir.

İK Partner'ın ücretsiz Word şablonu; İK uzmanları, eğitim sorumluları, İSG profesyonelleri ve iç eğitmenler için hazırlandı. Form, yalnızca imza toplamakla kalmaz; katılım oranını, katılmayanların mazeretlerini ve eğitmen beyanını da kayda geçirir.

Eğitim Katılım Listesinde Neler Var?

• Eğitim bilgileri: Eğitimin adı ve kodu, tarih, başlangıç–bitiş saati, toplam süre, yer veya online platform, eğitmenin adı soyadı ve kurumu/unvanı.
• Eğitim türü ve şekli: İSG, KVKK/mevzuat, oryantasyon, mesleki/teknik, kişisel gelişim, liderlik seçenekleri ile yüz yüze, online canlı, hibrit ve iş başında eğitim işaretleri.
• Katılımcı tablosu: 20 satırlık numaralı liste; ad soyad, sicil no, departman/görev, giriş saati ve imzası, çıkış saati ve imzası sütunları.
• Katılım özeti: Davet edilen, katılan ve katılmayan kişi sayısı, katılım oranı ve toplam eğitim saati (kişi × saat).
• Katılmayanlar tablosu: Mazeret ve telafi eğitimi tarihiyle birlikte.
• Eğitmen beyanı: Eğitimin belirtilen tarih ve sürede verildiğine dair beyan, işlenen ana konular, kullanılan materyal/sınav ve belge verilip verilmeyeceği.
• İmza alanları: Eğitmen, eğitim sorumlusu/İK ve gerekiyorsa işveren vekili.

Nasıl Kullanılır?

1. Üst bölümü önceden doldurun. Eğitim adı, tarih, saat, yer ve eğitmen bilgilerini eğitim başlamadan yazın; böylece liste sonradan değiştirilmiş izlenimi vermez.
2. Davetli listesini hazırlayın. Katılımcı adlarını önceden yazabilir veya katılımcıların kendi el yazılarıyla doldurmasını isteyebilirsiniz.
3. Girişte ve çıkışta imza alın. Çift imza, katılımcının eğitimin tamamına katıldığını gösterir. Erken ayrılan katılımcının çıkış saatini mutlaka yazın.
4. Online eğitimde kanıtı saklayın. Online oturumlarda imza yerine platformun katılım raporunu listeye ek olarak arşivleyin ve listede "online canlı" seçeneğini işaretleyin.
5. Özeti tamamlayın. Katılım oranını ve toplam kişi × saati hesaplayın; bu veriler yıllık eğitim planındaki gerçekleşme takibine aktarılır.
6. Telafiyi planlayın. Zorunlu eğitime katılamayanlar için telafi tarihini belirleyip tabloya yazın.
7. Arşivleyin. İmzalı listeyi eğitim içeriği, sınav ve varsa sertifika kopyalarıyla birlikte eğitim arşivinde ve ilgili çalışanların özlük dosyasında saklayın.

Zorunlu Eğitimlerde Dikkat Edilecekler

İş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinin konu başlıkları, süreleri, tekrar sıklıkları ve eğitimi kimin verebileceği ilgili mevzuatla belirlenmiştir. Katılım listesinde bu bilgilerin eksiksiz ve gerçeğe uygun yazılması gerekir; içerik, süre ve eğitmen unvanı mevzuatın aradığı şartları karşılamalıdır. Ayrıntılar için İSG eğitimleri: zorunlu konular, tekrar sıklığı ve belgelendirme yazımıza bakabilirsiniz.

İşveren, her çalışan için özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür (İş Kanunu md. 75) ve eğitim kayıtları bu dosyanın önemli bir parçasıdır. Liste ad soyad, sicil numarası ve imza gibi kişisel veriler içerdiğinden KVKK kapsamında çalışanlara aydınlatma yapılmış olmalı, listeler kilitli dolapta veya erişimi sınırlı dijital arşivde tutulmalıdır.

Eğitim kayıtlarının hangi süreyle saklanacağı konusunda şirketinizin kişisel veri saklama ve imha politikasını esas alın; zorunlu eğitimlerde ilgili mevzuatın aradığı saklama koşullarını İSG profesyonelinizle birlikte kontrol edin.

Katılım Verisini Nasıl Kullanabilirsiniz?

Katılım listesi yalnızca arşiv belgesi değildir; düzenli tutulduğunda değerli bir yönetim verisine dönüşür. Her listenin özet bölümündeki katılım oranını ve kişi × saat değerini yıllık eğitim planındaki ilgili satıra aktararak planlanan ile gerçekleşen eğitim hacmini karşılaştırabilirsiniz. Belirli departmanlarda katılım oranının sürekli düşük kalması, eğitim saatlerinin iş yoğunluğuyla çakıştığını veya yöneticilerin çalışanlarına eğitim için zaman tanımadığını gösterebilir.

Zorunlu eğitimlerde ise listeleri çalışan bazında izleyerek kimin hangi eğitimi hangi tarihte aldığını ve yenileme zamanının ne zaman geldiğini takip etmek gerekir. Bu takip, yeni işe girenlerin ve telafi eğitimine kalanların gözden kaçmasını önler.

Sık Yapılan Hatalar

• Listeyi eğitimden sonra imzalatmak: Toplu imza, eğitime gerçekten katılınıp katılınmadığı konusunda şüphe doğurur.
• Süre ve konu bilgisini boş bırakmak: Yalnızca imzalardan oluşan bir liste, hangi eğitimin ne kadar sürdüğünü kanıtlamaz.
• Eğitmen imzasını almamak: Eğitmen beyanı, listenin güvenilirliğini artıran temel unsurdur.
• Katılmayanları kayda geçirmemek: Zorunlu eğitimi almayan çalışanın tespit edilmemesi ileride ciddi bir risk oluşturur.
• Tek kopyayı dağınık klasörde tutmak: Denetim veya inceleme anında bulunamayan liste, hiç tutulmamış gibidir; taranmış kopyayı da arşivleyin.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; eğitim türünüze ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. KVKK eğitimlerinde rol bazlı içerik ve belgelendirme için çalışanlara KVKK eğitimi rehberimiz de işinize yarayabilir. Eğitim süreçlerinizi kayıt, ölçme ve raporlama adımlarıyla birlikte uçtan uca kurmak isterseniz İK Partner'ın eğitim ve gelişim danışmanlığı hizmeti için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.