Özlük Dosyası (İngilizce: Personnel File), işverenin çalıştırdığı her işçi için düzenlediği; kimlik bilgilerini, iş sözleşmesini, kanunlar gereği hazırlanması gereken belge ve kayıtları ve çalışma süresince oluşan evrakı bir arada tutan fiziki veya dijital dosya demektir. Türkiye'de İş Kanunu md. 75 uyarınca tutulması zorunludur.
Özlük dosyası nedir sorusu, İK'nın en temel ama en çok ihmal edilen konularından birine işaret eder. Eksiksiz bir özlük dosyası; iş müfettişi denetiminde, işe iade veya alacak davalarında ve arabuluculuk görüşmelerinde işverenin elindeki en önemli kanıt kaynağıdır. Eksik veya düzensiz dosyalar ise hem idari para cezası hem de ispat güçlüğü riski doğurur. Konu; İK uzmanlarını, bordro ve özlük sorumlularını ve küçük işletme sahiplerini doğrudan ilgilendirir.
Özlük Dosyası Nedir? Yasal Dayanağı
İş Kanunu md. 75'e göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Kanun maddesinin özü şu unsurlardan oluşur:
- Dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında, kanunlar ve diğer mevzuat uyarınca düzenlenmesi gereken her türlü belge ve kayıt bulunur.
- İşveren, dosyayı istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
- İşveren, işçi hakkındaki bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun olarak kullanmak ve açıklanmasında işçinin haklı bir çıkarı bulunan bilgileri gizli tutmakla yükümlüdür.
2026 yılı için özlük dosyası düzenlememenin idari para cezası 26.620 TL'dir. Ceza ve belge riskleri için Çalışma Belgesi ve Özlük Dosyası Cezaları 2026 yazımıza bakabilirsiniz.
Özlük Dosyasında Neler Bulunur?
Özlük dosyasının içeriği genellikle çalışma ilişkisinin üç aşamasına göre gruplanır:
| Aşama | Tipik belgeler |
|---|---|
| İşe giriş | Kimlik fotokopisi, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, işe giriş sağlık raporu, diploma ve sertifikalar, aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza belgeleri |
| Çalışma süresi | Görev tanımı, ücret ve görev değişikliği yazıları, yıllık izin kayıtları, fazla çalışma onayı, İSG eğitim belgeleri, zimmet tutanakları, performans değerlendirmeleri, disiplin yazışmaları |
| Ayrılış | İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi, savunma tutanakları, ibraname, SGK işten ayrılış bildirgesi, çalışma belgesi, zimmet iade tutanağı |
Belgelerin eksiksiz listesi için Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Özlük Dosyası ve KVKK
Özlük dosyası, bir çalışana ait kişisel verilerin en yoğun bulunduğu yerdir. Bu nedenle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özenle yönetilmelidir:
- Aydınlatma: Çalışana hangi verilerin, hangi amaçla, ne kadar süre işleneceği bildirilmelidir.
- Veri minimizasyonu: Amaçla ilgisiz belgeler (örneğin gerekmediği hâlde dini inanç bilgisi) dosyaya konmamalıdır.
- Özel nitelikli veriler: Sağlık raporları, adli sicil kaydı gibi veriler daha sıkı korunmalı ve ayrı tutulmalıdır. Kavram için özel nitelikli kişisel veri maddemize göz atabilirsiniz.
- Erişim yetkisi: Dosyalara yalnızca görevi gereği ihtiyaç duyan kişiler erişebilmelidir.
- Saklama ve imha: Ayrılan çalışanların dosyalarının saklama süresi, saklama ve imha politikasında belirlenmelidir. İşçilik alacaklarında 5 yıllık zamanaşımı süresi, bu sürenin belirlenmesinde dikkate alınan unsurlardan biridir. Periyodik imha süresi 6 ayı geçemez.
Bu bölüm genel bilgilendirme amaçlıdır; somut durumlar için uzmana danışılmalıdır.
Sık Karıştırılan Kavramlar
- Özlük hakları: Çalışanın ücret, izin, tazminat gibi haklarını anlatır; özlük dosyası ise bu haklara ilişkin kayıtların tutulduğu belge bütünüdür.
- Personel sicil kartı: Çalışanın temel bilgilerini özetleyen tek sayfalık formdur; özlük dosyasının bir parçasıdır.
- SGK hizmet dökümü: SGK'nın tuttuğu sigortalılık kaydıdır; işverenin tuttuğu özlük dosyasından farklıdır.
Örnek Senaryo
Temsilî bir örnek: Bir inşaat şirketine iş müfettişi denetimi geliyor. Denetimde bazı çalışanların dosyalarında imzalı iş sözleşmesi, İSG eğitim belgesi ve yıllık izin kayıtlarının bulunmadığı ortaya çıkıyor. Şirket denetimden sonra tüm dosyaları tek tip bir kontrol listesiyle gözden geçiriyor, dijital bir özlük sistemine geçiyor ve her yeni çalışanın dosyasını ilk hafta içinde tamamlamayı kural hâline getiriyor.
İK Uygulamasında İpuçları
- Her çalışan için aynı yapıda, bölümlere ayrılmış bir dosya düzeni kullanın.
- İşe girişte bir kontrol listesiyle dosyanın tamamlandığını doğrulayın.
- Ücret, görev veya çalışma şekli değişikliklerinde yazılı belgeyi hemen dosyaya ekleyin.
- Yılda en az bir kez örnekleme yöntemiyle dosya denetimi yapın.
- Dijital arşivde erişim kayıtlarını tutun ve yedekleme yapın.
- Ayrılan çalışanların dosyalarını aktif dosyalardan ayırın ve saklama süresi dolduğunda imha işlemini tutanakla kayıt altına alın.
Özlük dosyasının değeri, çoğu zaman bir uyuşmazlık çıktığında anlaşılır. Yıllar önce verilmiş bir görev değişikliği, imzalanmış bir fazla çalışma onayı veya teslim edilmiş bir zimmet tutanağı, o gün dosyada yer almıyorsa işverenin iddiasını kanıtlaması zorlaşır. Bu nedenle dosyayı "denetim için tutulan evrak" değil, iş ilişkisinin güvenilir hafızası olarak görmek gerekir.
Özlük dosyalarınızı mevzuata ve KVKK'ya uygun biçimde düzenlemek için iş hukuku ve mevzuat uyumu ekibimizden ücretsiz bir ön görüşme talep edebilirsiniz.
İK sözlüğündeki diğer terimler için İK Sözlüğü sayfamıza göz atabilirsiniz.
