Deneyimli bir proje yöneticiniz, çocuğu doğduktan sonra tam zamanlı çalışamayacağını söylüyor. Bir başka uzmanınız ise yüksek lisans programına başlamak için haftada birkaç gün çalışmak istiyor. İkisini de kaybetmek istemiyorsunuz, ama pozisyonun tam zamanlı birine ihtiyacı var. İşte bu noktada iş paylaşımı (job sharing), hem çalışanların ihtiyaçlarını hem de pozisyonun gereklerini karşılayan yaratıcı bir çözüm olabilir.
İş paylaşımı, tam zamanlı bir pozisyonun iki (nadiren daha fazla) kısmi süreli çalışan arasında paylaşılmasıdır. Paylaşanlar işin sorumluluğunu, görevlerini ve çoğu zaman hedeflerini birlikte üstlenir. Doğru kurgulandığında şirket, tek bir kişinin sağlayabileceğinden daha geniş bir beceri yelpazesine ve kesintisiz bir hizmete kavuşabilir.
Ancak iş paylaşımı her pozisyon ve her çalışan ikilisi için uygun değildir. Bu yazıda iş paylaşımının ne olduğunu, hangi durumlarda işe yaradığını, nasıl uygulanacağını ve dikkat edilmesi gereken noktaları ele alıyoruz.
İş paylaşımı nedir, kısmi süreli çalışmadan farkı ne?
Kısmi süreli çalışmada bir kişi, kendine ait daha küçük bir pozisyonda veya görev setinde daha az süre çalışır. İş paylaşımında ise ortada tek bir tam zamanlı pozisyon vardır ve bu pozisyonun tüm sorumluluğu iki kişi arasında bölüşülür. Paylaşanlar birbirinin yokluğunda işi sürdürür, müşteriler ve ekip için tek bir rol gibi davranır.
Uygulamada iş paylaşımının iki temel biçimi vardır:
- Ortak sorumluluk modeli: İki kişi aynı görevlerin tamamından birlikte sorumludur; biri işi bıraktığı yerden diğeri devam eder.
- Bölünmüş sorumluluk modeli: Görevler iki kişi arasında alan veya proje bazında paylaştırılır; her biri kendi alanından sorumlu olur, ancak genel hedefler ortaktır.
Sözleşme açısından her bir çalışan genellikle kendi kısmi süreli iş sözleşmesiyle çalışır. Bu nedenle kısmi süreli çalışmaya ilişkin kurallar burada da geçerlidir; temel bilgiler için kısmi süreli çalışma yazımıza göz atabilirsiniz.
İş paylaşımı hangi durumlarda işe yarar?
İş paylaşımı özellikle şu durumlarda değerlendirilmeye değer:
- Değerli bir çalışanın tam zamanlı çalışmaya devam edemediği, ancak şirkette kalmak istediği durumlar
- Doğum sonrası işe dönüş veya bakım yükümlülüğü olan çalışanlar
- Emekliliğe yaklaşan ve bilgisini aktarırken çalışma süresini azaltmak isteyen deneyimli çalışanlar
- Eğitimine devam eden çalışanlar
- Geniş bir hizmet aralığı veya farklı beceri kombinasyonu gerektiren pozisyonlar
Buna karşılık çok sık ve anlık karar gerektiren, bilgi devrinin zor olduğu veya tek bir kişinin sürekli bulunmasının kritik olduğu pozisyonlarda iş paylaşımı zorlanabilir. Çalışma düzenleriyle ebeveynleri desteklemenin diğer yolları için ebeveyn çalışanlara destek yazımızı okuyabilirsiniz.
Avantajlar ve zorluklar
| Avantajlar | Zorluklar |
|---|---|
| Değerli çalışanların elde tutulması | Devir teslim için ek zaman ve disiplin gerekir |
| İki farklı beceri setinin bir arada kullanılması | İki kişi arasında uyum şarttır |
| İzin ve hastalık durumlarında kesintisiz hizmet | Performans değerlendirmesi daha karmaşıktır |
| Tükenmişlik riskinin azalması | Bazı yan hak ve sabit maliyetler artabilir |
| İşveren markasına olumlu katkı | Yöneticinin iki kişiyle iletişim kurması gerekir |
İş paylaşımını uygulamak: Adım adım
1. Pozisyonun uygunluğunu değerlendirin
Pozisyonun görevlerini listeleyin ve hangilerinin bölünebilir, hangilerinin sürekli takip gerektirdiğini belirleyin. Müşteri ve ekip açısından iki kişiyle çalışmanın nasıl karşılanacağını düşünün.
2. Doğru ikiliyi oluşturun
İş paylaşımının başarısı büyük ölçüde iki kişinin uyumuna bağlıdır. İletişim tarzları, iş yapış biçimleri ve beklentileri birbirine uyumlu olmalıdır. Paylaşanlar arasında güven, açıklık ve ortak sorumluluk duygusu bulunmalıdır.
3. Çalışma düzenini belirleyin
Haftanın hangi günlerinde kimin çalışacağını netleştirin. Pek çok uygulamada iki çalışanın haftada en az bir kez çakıştığı bir gün veya yarım gün bulunur; bu süre devir teslim ve ortak planlama için kullanılır.
Örnek düzen: "Ayşe Hanım pazartesi, salı ve çarşamba sabahı; Mehmet Bey çarşamba öğleden sonra, perşembe ve cuma çalışır. Çarşamba günü ortak planlama ve devir teslim için ayrılmıştır."
4. Görev ve sorumlulukları yazılı hâle getirin
Ortak ve bireysel sorumlulukları, karar yetkilerini ve kimin hangi konuda muhatap olduğunu yazın. Müşterilere ve ekibe kime, ne zaman ulaşabileceklerini açıkça bildirin.
5. Devir teslim sistemini kurun
İş paylaşımının kalbi devir teslimdir. Ortak bir görev takip aracı, paylaşımlı notlar ve her çalışma döneminin sonunda yazılan kısa bir devir notu, bilginin kaybolmasını önler. Devir notunda tamamlanan işler, bekleyen konular, verilen sözler ve dikkat edilmesi gereken riskler yer almalıdır.
6. Sözleşmeleri ve politikayı düzenleyin
Her çalışanın sözleşmesinde çalışma süresi, günleri, ücret ve yan hakların nasıl belirlendiği açıkça yer almalıdır. Paylaşanlardan birinin ayrılması durumunda ne olacağını da önceden düşünün: pozisyon yeni bir paylaşana mı açılacak, diğer çalışana tam zamanlı geçiş mi önerilecek? Bu konuların hukuki boyutu için hukuk danışmanınızdan görüş almanızı öneririz; buradaki bilgiler genel niteliktedir.
Performans nasıl değerlendirilir?
İş paylaşımında performans değerlendirmesi hem ortak hem de bireysel boyutları içermelidir:
- Ortak hedefler: Pozisyonun genel çıktıları ikili olarak değerlendirilir.
- Bireysel katkılar: Her çalışanın kendi sorumluluk alanındaki katkısı ayrıca ele alınır.
- İş birliği kalitesi: Devir teslimin düzeni, iletişim ve birbirini destekleme değerlendirmeye dahil edilir.
Değerlendirme görüşmelerini hem ortak hem de ayrı ayrı yapmak, her iki çalışanın da kendini ifade etmesine imkân tanır.
Sık yapılan hatalar
- Uyumsuz iki kişiyi yalnızca zaman çizelgeleri uyduğu için eşleştirmek
- Devir teslim için ayrı bir zaman ayırmamak
- Müşterilere ve ekibe yeni düzeni açıklamamak
- İki çalışandan toplamda tam zamanlı bir kişiden fazlasını beklemek
- Bir paylaşanın ayrılması durumunu önceden planlamamak
Sonuç: Esneklikle yetenek kaybını önlemek
İş paylaşımı, değerli çalışanları kaybetmeden onların değişen yaşam koşullarına uyum sağlamanın etkili bir yoludur. Başarısı; doğru pozisyon ve doğru ikili seçimine, net görev dağılımına, disiplinli bir devir teslim sistemine ve adil bir performans değerlendirmesine bağlıdır. Şirketinizde iş paylaşımı veya diğer esnek çalışma modellerini tasarlamak için destek isterseniz İK Partner hizmetlerini inceleyebilir, ücretsiz ilk görüşmede ihtiyacınızı konuşabiliriz.
