Düzenli birebir görüşmeler, yıllık değerlendirmenin yapamadığını yapar: sorunları büyümeden yakalar, geri bildirimi zamanında verir ve çalışanla yönetici arasında güven inşa eder. Ancak gündemsiz yapılan görüşmeler kısa sürede bir durum raporu toplantısına dönüşür. Birebir görüşme formu, her görüşmeye bir yapı kazandırır ve konuşulanların unutulmasını önler.
Hazırladığımız Word şablonu; önceki aksiyonların takibinden çalışan gündemine, yol gösterici sorulardan karar ve aksiyon listesine kadar bir 1:1 görüşmenin tüm adımlarını içerir. Ekip yöneten herkes, özellikle de birebir görüşme alışkanlığını yeni kazanan yöneticiler için tasarlandı.
Birebir Görüşme Formu (Word) İndirŞablonda Neler Var?
- Görüşme bilgileri: çalışan, yönetici, tarih, süre / yer, görüşme numarası ve bir önceki görüşme tarihi; sıklık seçenekleri (haftalık, iki haftada bir, aylık).
- Temel kural kutusu: görüşmenin çalışanın zamanı olduğunu hatırlatan kısa not.
- 1. Önceki görüşmeden aksiyonlar: aksiyon, sorumlu, son tarih ve durum.
- 2. Çalışanın gündemi ve 3. Yöneticinin gündemi: konu ve görüşme notu sütunları.
- 4. Gündem rehberi: altı başlıkta yol gösterici sorular ve not alanı.
- 5. Hedef / OKR durumu: ilerleme, güven ve engel.
- 6. Nabız: iş yükü ve motivasyon için hızlı seçim kutuları.
- 7. Kararlar ve yeni aksiyonlar ile 8. Bir sonraki görüşme: tarih, ön gündem ve paraf alanları.
- Gizlilik ve kayıt notu.
Gündem Rehberi: Hangi Başlık Ne Zaman?
Her görüşmede tüm başlıkları konuşmak gerekmez. Aşağıdaki tablo, formdaki başlıkların hangi durumda öne çıkarılabileceğini özetler:
| Başlık | Örnek soru | Öne çıkarın, eğer… |
|---|---|---|
| Öncelikler ve ilerleme | Bu dönem en önemli üç işin ne? | Öncelikler sık değişiyorsa |
| Engeller ve destek | Hangi kararı veya kaynağı benden bekliyorsun? | İşler beklenenden yavaş ilerliyorsa |
| Geri bildirim (iki yönlü) | Benim daha fazla / daha az yapmamı istediğin bir şey var mı? | Son geri bildirim görüşmesinin üzerinden zaman geçtiyse |
| Gelişim ve kariyer | Öğrenmek istediğin yeni bir beceri var mı? | Ayda en az bir görüşmede |
| İş yükü ve iyi oluş | Dengeyi korumak için neyi değiştirebiliriz? | Nabız bölümünde "Yoğun" veya "Sürdürülemez" işaretlendiyse |
| Ekip ve iş birliği | Diğer birimlerle iş birliğinde iyileşmesi gereken ne var? | Ortak projeler veya değişim dönemlerinde |
Görüşme tekniği ve soru örnekleri için yöneticiler için etkili birebir (1:1) görüşme rehberi yazımızı okuyabilirsiniz.
Nasıl Kullanılır?
- Formu ortak bir klasörde veya çevrim içi belgede tutun; çalışan ve yönetici aynı dosyayı görebilmelidir.
- Görüşmeden bir iki gün önce çalışan kendi gündemini yazar; yönetici kendi maddelerini ekler.
- Görüşmeye önceki aksiyonların durumunu kontrol ederek başlayın.
- Önce çalışanın gündemini konuşun; zaman kalırsa yöneticinin maddelerine geçin.
- Gündem rehberinden o hafta uygun bir iki başlık seçin; her görüşmede tüm soruları sormaya çalışmayın.
- Görüşmenin sonunda kararları ve yeni aksiyonları sorumlu ve tarihle birlikte yazın.
- Bir sonraki görüşmenin tarihini ve varsa ön gündemini belirleyin; formu parafla kapatın.
İlk Birebir Görüşme İçin Öneriler
Ekibinizle düzenli birebir görüşmelere yeni başlıyorsanız ilk görüşmeyi tanışma ve beklentileri netleştirme toplantısı olarak kurgulayın. Çalışana nasıl çalışmayı sevdiğini, geri bildirimi hangi yoldan almayı tercih ettiğini ve görüşmelerden ne beklediğini sorun. Siz de görüşmelerin amacını, sıklığını ve formun nasıl kullanılacağını anlatın. Bu ilk görüşmede performans değerlendirmesi yapmaktan kaçının; amaç güven ve düzen kurmaktır. İlk birkaç görüşmeden sonra çalışana formun işine yarayıp yaramadığını sorup başlıkları birlikte sadeleştirmek de iyi bir alışkanlıktır.
Dikkat Edilecekler
Birebir görüşme notları çalışanla yönetici arasında paylaşılan ortak bir kayıttır; gizli tutulan "yönetici notları" güveni zedeler. Forma sağlık durumu, aile meseleleri gibi özel nitelikli kişisel verileri yazmayın; çalışan bu tür bir konuyu paylaşırsa yalnızca gerekli aksiyonu (ör. "İK ile esnek çalışma seçeneği konuşulacak") not edin.
Birebir görüşme bir disiplin toplantısı değildir. Ciddi bir performans veya davranış sorunu gündeme gelirse bunu ayrı bir süreçte, İK ile birlikte ele alın. Şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde bir hukuk danışmanına başvurun.
Sık Yapılan Hatalar
- Görüşmeyi sık sık iptal etmek: İptal edilen 1:1, çalışana önceliğinin düşük olduğu mesajını verir; iptal yerine erteleyin.
- Durum raporuna dönüştürmek: Proje güncellemeleri e-postayla da yapılabilir; birebir görüşme engellere ve gelişime ayrılmalıdır.
- Yöneticinin konuşmayı domine etmesi: Kural basit: çalışan daha çok konuşmalı.
- Aksiyon yazmamak: Kayda geçmeyen söz, bir sonraki görüşmede hatırlanmaz.
- Yalnızca sorun olduğunda görüşmek: Düzensiz görüşmeler, her toplantının kötü haber getirdiği algısını yaratır.
Şablonu İndirin
Birebir Görüşme Formu (Word) İndirYıllık değerlendirmeden düzenli geri bildirime geçişi planlamak isterseniz sürekli geri bildirim kültürü yazımız yol gösterici olabilir. Yöneticilerinizin birebir görüşme ve geri bildirim becerilerini sistemli şekilde geliştirmek için İK Partner'ın performans yönetimi danışmanlığı ekibiyle ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.
