Çoğu şirket mevzuat açığını bir iş müfettişi kapıyı çaldığında, eski bir çalışan arabulucuya başvurduğunda ya da bir veri ihlali yaşandığında fark eder. O noktada eksik bir imza, tutulmamış bir puantaj veya hiç hazırlanmamış bir aydınlatma metni, beklenmedik tazminat ve idari yaptırım riskine dönüşebilir. İş hukuku ve KVKK uyum çalışması, bu sürprizleri ortaya çıkmadan yakalamanın en etkili yoludur.
İyi haber şu ki uyumun büyük kısmı karmaşık hukuki yorumlardan değil, düzenli tutulan belgelerden ve tutarlı süreçlerden oluşur. Bu yazıda şirketinizde altı kritik alanı kontrol etmenizi sağlayan pratik bir liste sunuyoruz: iş sözleşmeleri, özlük dosyaları, çalışan aydınlatma metinleri, fazla mesai kayıtları, fesih süreçleri ve veri saklama politikası.
Listeyi bir kez doldurmanız yeterli değildir; yılda en az bir kez ve her önemli değişiklikte (yeni şube, çalışma modeli değişikliği, toplu işe alım) yeniden gözden geçirmeniz önerilir.
1. İş Sözleşmeleri
4857 sayılı İş Kanunu md. 8'e göre süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmeleri yazılı yapılmalıdır. Yazılı sözleşme yapılmayan hallerde de işverenin, temel çalışma koşullarını gösteren yazılı bir belgeyi işçiye vermesi gerekir. Uygulamada en sık görülen sorun, sözleşmenin hiç olmaması değil, gerçeği yansıtmamasıdır.
Kontrol edin:
- Her çalışan için imzalı ve güncel bir sözleşme var mı?
- Sözleşme türü (belirli, belirsiz, kısmi süreli) fiili durumla uyumlu mu?
- Görev tanımı, çalışma yeri, ücret ve çalışma süresi açıkça yazılmış mı?
- Deneme süresi kanuni sınırlar içinde mi (İş Kanunu md. 15: en çok iki ay, toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar)?
- Sonradan yapılan değişiklikler (terfi, yer değişikliği, ücret değişikliği) yazılı ek protokollerle belgelenmiş mi?
Sözleşmelerin yıllar içinde fiili durumdan kopması sık karşılaşılan bir durumdur; bu nedenle kontrolü yalnızca yeni çalışanlarla sınırlı tutmayın.
2. Özlük Dosyaları
İş Kanunu md. 75, işverenin her çalışan için bir özlük dosyası düzenlemesini ve istendiğinde yetkili makamlara göstermesini öngörür. Özlük dosyası aynı zamanda işverenin uyuşmazlıklarda elindeki en önemli ispat aracıdır.
Kontrol edin:
- Kimlik bilgileri, SGK işe giriş bildirgesi ve iş sözleşmesi dosyada mı?
- Sağlık raporları ve İSG eğitim belgeleri eksiksiz mi?
- Yıllık izin kayıtları, ihtarlar, savunmalar ve imzalı tebligatlar dosyalanmış mı?
- Dosyaya erişim yalnızca yetkili kişilerle sınırlı mı?
- İşle ilgisi olmayan, gereğinden fazla kişisel veri (örneğin talep edilmemesi gereken belgeler) dosyada tutuluyor mu?
3. Çalışan Aydınlatma Metinleri
6698 sayılı KVKK md. 10, kişisel veriler elde edilirken ilgili kişinin bilgilendirilmesini zorunlu kılar. Çalışanlar ve adaylar da bu kapsamdadır. Aydınlatma metni; veri sorumlusunun kimliğini, verilerin hangi amaçla işleneceğini, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğini, toplama yöntemini ve hukuki sebebini ve çalışanın md. 11'deki haklarını içermelidir.
Kontrol edin:
- Çalışanlar ve adaylar için ayrı aydınlatma metinleri var mı?
- Metin işe girişte tebliğ edilmiş ve bu tebliğ belgelenmiş mi?
- Aydınlatma ile açık rıza aynı belgede karıştırılmış mı? (Ayrı tutulmaları gerekir.)
- Kamera, kartlı geçiş, araç takip gibi uygulamalar metinde yer alıyor mu?
Ayrıntılı rehber için çalışan aydınlatma metni nasıl hazırlanır yazımızı okuyabilirsiniz.
4. Fazla Mesai Kayıtları
İş Kanunu md. 41'e göre haftalık 45 saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır ve zamlı ücret veya serbest zaman ile karşılanmalıdır. Uyuşmazlıklarda en çok tartışılan konulardan biri fazla mesaidir ve kayıt yoksa ispat yükü işvereni zor durumda bırakabilir.
Kontrol edin:
- Giriş-çıkış saatleri güvenilir bir yöntemle kayıt altına alınıyor mu?
- Fazla çalışma için çalışanların yazılı onayı alınmış ve dosyalanmış mı?
- Yıllık fazla çalışma sınırı (270 saat) takip ediliyor mu?
- Bordroya yansıyan fazla mesai ile puantaj kayıtları birbiriyle uyumlu mu?
- Serbest zaman kullandırılıyorsa kanuni süre içinde kullandırıldığı belgeleniyor mu?
5. Fesih Süreçleri
İşten çıkarma, hukuki riskin en yoğunlaştığı andır. Otuz veya daha fazla çalışanın bulunduğu işyerlerinde, altı aylık kıdemi olan çalışanlar iş güvencesi kapsamındadır ve fesih geçerli bir nedene dayanmalıdır (İş Kanunu md. 18). Fesih bildiriminin yazılı olması ve fesih sebebinin açık ve kesin biçimde belirtilmesi gerekir (md. 19).
Kontrol edin:
- Davranış veya verimle ilgili fesihlerde çalışanın savunması alınıyor mu?
- Bildirim süreleri (md. 17) doğru hesaplanıyor mu?
- Haklı nedenle fesihte, işverenin öğrenmesinden itibaren altı iş günü ve her halde olaydan itibaren bir yıllık süreye (md. 26) dikkat ediliyor mu?
- Kıdem, ihbar ve kullanılmamış izin ücretleri doğru hesaplanıyor mu?
- SGK çıkış kodu, fesih gerekçesiyle tutarlı mı?
6. Veri Saklama Politikası
KVKK md. 4, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini öngörür. Süresiz saklama da, gereğinden erken imha da sorun yaratır. VERBİS'e kayıt yükümlüsü olan veri sorumlularının ayrıca kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlaması gerekir.
Kontrol edin:
- Her veri kategorisi (özlük, bordro, aday CV'leri, kamera kayıtları) için saklama süresi belirlenmiş mi?
- Süresi dolan veriler periyodik olarak siliniyor veya anonimleştiriliyor mu?
- İmha işlemleri kayıt altına alınıyor mu?
- Şirketinizin VERBİS kayıt yükümlülüğü güncel Kurul kararlarına göre değerlendirilmiş mi?
İş Hukuku ve KVKK Uyum Listesini Nasıl Kullanmalısınız?
Listeyi uygularken şu sırayı izlemek işinizi kolaylaştırır:
- Örneklem seçin: Her departmandan birkaç çalışanın dosyasını inceleyerek başlayın.
- Eksikleri risk düzeyine göre sınıflandırın: Tazminat veya idari yaptırım doğurabilecek eksikler önceliklidir.
- Sorumlu ve tarih belirleyin: Her eksik için kimin, ne zamana kadar tamamlayacağını yazın.
- Süreç düzeltmesi yapın: Tek tek eksikleri kapatmak yetmez; aynı eksikliğin tekrar etmemesi için süreci düzeltin.
- Takvime bağlayın: Bir sonraki kontrol tarihini şimdiden belirleyin.
Daha kapsamlı bir değerlendirme için İK denetimi yaklaşımı, uyumu işe alımdan performans yönetimine kadar tüm süreçlerle birlikte ele almanızı sağlar.
Sonuç: Uyum Bir Proje Değil, Rutindir
Mevzuat uyumu, bir kez yapılıp rafa kaldırılan bir çalışma değildir. Kanunlar, yönetmelikler ve Kurul kararları değiştikçe belgelerinizin de güncellenmesi gerekir. Bu yazıdaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş yerine geçmez; somut durumlarınız için mutlaka bir hukuk danışmanına başvurun.
Şirketinizin mevcut durumunu tarafsız bir gözle değerlendirmek isterseniz, İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmeti kapsamında belgelerinizi ve süreçlerinizi birlikte gözden geçirebiliriz. İlk görüşme ücretsizdir.
