Bir web sitesinin yeniden tasarımı, üç aylık bir içerik projesi, tek seferlik bir veri analizi ya da kısa süreli bir çeviri işi… Bu tür ihtiyaçlar için kadro açmak yerine bir freelancer ve serbest çalışan ile iş birliği yapmak, şirketlere hız ve esneklik kazandırır. Doğru kişiyle çalışıldığında uzmanlığa hızla erişilir, sabit maliyetler artmaz ve proje bittiğinde ilişki doğal olarak sona erer.
Ancak bu esnekliğin bir bedeli olabilir. Sözleşmesiz yürütülen işler, teslim edilen çalışmaların kime ait olduğu belirsizliği, paylaşılan müşteri verilerinin korunmaması ve en önemlisi serbest çalışanın fiilen bir çalışan gibi yönetilmesi, işvereni beklenmedik hukuki ve mali risklerle karşı karşıya bırakabilir.
Bu yazıda serbest çalışanlarla iş birliği kurarken İK ve hukuk açısından dikkat etmeniz gereken noktaları, sözleşmede yer alması gereken maddeleri ve sık yapılan hataları ele alıyoruz. İçerik genel bilgilendirme amaçlıdır; somut durumlarınız için hukuk danışmanınıza ve mali müşavirinize başvurmanızı öneririz.
Freelancer ve serbest çalışan ile bordrolu çalışan arasındaki fark
Serbest çalışan, bir işi kendi organizasyonu içinde, kendi yöntemleriyle ve bağımsız olarak yürüten kişidir. İş Kanunu kapsamındaki bir çalışan ise işverenin talimatları doğrultusunda, onun belirlediği düzen içinde ve bağımlılık ilişkisiyle çalışır. Aradaki farkı belirleyen şey sözleşmenin başlığı değil, ilişkinin fiilen nasıl yürüdüğüdür.
Aşağıdaki tablo, bu farkı değerlendirmede yol gösterici olabilir:
| Ölçüt | Serbest çalışma ilişkisine işaret eder | Bağımlı çalışmaya işaret eder |
|---|---|---|
| Talimat ve denetim | Sonuç üzerinde anlaşılır, yöntem çalışana aittir | İşin nasıl yapılacağı ayrıntılı olarak yönlendirilir |
| Çalışma saatleri | Kişi kendi zamanını planlar | Mesai saatlerine uyması beklenir |
| Çalışma yeri | Kendi ortamında çalışır | İşyerinde sabit bir masası vardır |
| Süreklilik | Belirli projeler veya teslimler | Süresiz ve kesintisiz bir ilişki |
| Ekipman | Kendi araçlarını kullanır | Şirket ekipmanı ve kaynakları verilir |
| Müşteri sayısı | Birden fazla müşteriye hizmet verebilir | Yalnızca tek bir şirkete bağlıdır |
| Ödeme | Proje veya teslim bazında, fatura karşılığı | Düzenli aylık ödeme |
Tek bir ölçüt tek başına belirleyici olmayabilir; değerlendirme ilişkinin bütününe bakılarak yapılır.
Gizli işçilik riski
Serbest çalışan olarak tanımlanan bir kişi fiilen bir çalışan gibi yönetiliyorsa, ilişkinin bir iş sözleşmesi olarak nitelendirilme riski doğar. Böyle bir durumda sosyal güvenlik bildirimleri, kıdem ve ihbar tazminatı, yıllık izin ve fazla çalışma gibi işçilik alacakları gündeme gelebilir. Bu riski azaltmak için:
- Serbest çalışana mesai saati, sabit çalışma yeri veya ayrıntılı günlük talimatlar dayatmayın.
- İlişkiyi belirli projeler ve teslimler üzerinden kurgulayın.
- Serbest çalışanı organizasyon şemasında, kadro içi bir pozisyon gibi göstermeyin.
- Uzun süredir tam zamanlı bir çalışan gibi çalışan bir serbest çalışan varsa, ilişkinin niteliğini hukuk danışmanınızla gözden geçirin.
Sözleşmede yer alması gereken maddeler
Serbest çalışanla yapılacak sözleşme, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu çerçevesinde değerlendirilen bir hizmet ilişkisini düzenler. İyi bir sözleşmede şu başlıklar bulunmalıdır:
- İşin tanımı ve kapsamı: Teslim edilecek çıktılar, kalite beklentisi ve kapsam dışı işler.
- Süre ve teslim tarihleri: Ara teslimler, son teslim ve gecikme durumunda izlenecek yol.
- Ücret ve ödeme koşulları: Tutar, ödeme takvimi ve gerekli mali belgeler.
- Fikri mülkiyet: Teslim edilen çalışmaların kullanım ve mülkiyet haklarının kime ait olacağı.
- Gizlilik: Paylaşılan ticari bilgilerin korunması ve iş bitiminde iadesi veya imhası.
- Kişisel verilerin korunması: Serbest çalışan kişisel verilere erişecekse, 6698 sayılı KVKK kapsamındaki rolü ve yükümlülükleri.
- Revizyon ve onay süreci: Kaç tur revizyon yapılacağı, onayın nasıl verileceği.
- Fesih koşulları: Tarafların sözleşmeyi hangi durumlarda ve nasıl sona erdirebileceği.
- Bağımsızlık beyanı: Serbest çalışanın kendi organizasyonunda ve bağımsız olarak çalıştığını belirten bir madde.
Bu madde tek başına ilişkinin niteliğini belirlemez; fiili uygulamanın da sözleşmeyle uyumlu olması gerekir.
KVKK ve bilgi güvenliği
Serbest çalışanlar çoğu zaman müşteri listeleri, çalışan bilgileri veya kişisel veri içeren dosyalarla çalışır. Bu durumda:
- Yalnızca işin gerektirdiği verilere erişim verin.
- Verilerin paylaşım kanallarını belirleyin; kişisel e-posta veya güvensiz dosya paylaşım yöntemlerinden kaçının.
- İş bitiminde erişimleri hemen kapatın ve verilerin silindiğine dair teyit alın.
- Yurt dışında yaşayan bir serbest çalışanla çalışıyorsanız, kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin kuralları ayrıca değerlendirin.
KVKK ve iş hukuku uyumunuzu genel olarak gözden geçirmek için iş hukuku ve KVKK uyum kontrol listesi yazımızdan yararlanabilirsiniz.
İK açısından iş birliğini verimli yönetmek
Hukuki çerçeve kadar iş birliğinin günlük yönetimi de önemlidir:
- Net bir brif hazırlayın: Amaç, hedef kitle, beklenen çıktı ve örnekler içeren bir brif, revizyon sayısını azaltır.
- Tek bir muhatap belirleyin: Serbest çalışana farklı kişilerden çelişkili talimatlar gelmesini önleyin.
- Kısa bir başlangıç toplantısı yapın: Şirketin dilini, markasını ve süreçlerini tanıtın; ancak çalışan oryantasyonuna dönüştürmeyin.
- Teslimleri değerlendirin: Kaliteyi, zamanında teslimi ve iletişimi kayıt altına alarak gelecekteki iş birlikleri için güvenilir bir havuz oluşturun.
- Ekiple ilişkiyi tanımlayın: İç ekibin serbest çalışana nasıl destek olacağını ve ondan neler bekleyebileceğini açıklayın.
Sık yapılan hatalar
- Sözlü anlaşmayla işe başlamak ve kapsamı e-postalara dağınık biçimde yazmak
- Fikri mülkiyet maddesini unutmak ve teslim edilen işin kullanım haklarını belirsiz bırakmak
- Serbest çalışanı aylarca tam zamanlı bir ekip üyesi gibi çalıştırmak
- Proje bittikten sonra sistem erişimlerini kapatmamak
- Ödeme ve mali belge konularını işe başlamadan önce netleştirmemek
Sonuç: Esnekliği güvenceyle birleştirin
Serbest çalışanlarla iş birliği, şirketlere hız, uzmanlık ve maliyet esnekliği kazandırır. Bu faydayı risksiz biçimde elde etmek için net bir sözleşme, fiili uygulamanın sözleşmeyle uyumlu olması, veri güvenliği önlemleri ve iyi bir iş birliği yönetimi gerekir. Esnek iş gücü modellerinizi kurgulamak, sözleşme ve süreç çerçevesini oluşturmak için destek isterseniz İK Partner hizmetlerini inceleyebilir, ücretsiz ilk görüşmede ihtiyaçlarınızı konuşabiliriz.
