Birçok şirketin ortak klasöründe yıllardır biriken yüzlerce, bazen binlerce özgeçmiş bulunur. "Belki bir gün lazım olur" düşüncesiyle tutulan bu arşiv, KVKK açısından ciddi bir risk kalemidir. CV saklama konusu, işe alımın en sık göz ardı edilen uyum başlıklarından biridir; çünkü veriler bir kez sisteme girdikten sonra genellikle kimse onları silmeyi düşünmez.
6698 sayılı Kanun'un temel ilkelerinden biri, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesidir. Bir aday belirli bir pozisyon için başvurduysa ve o pozisyon kapandıysa, CV'nin saklanmaya devam etmesi için yeni ve meşru bir amaç gerekir. Bu amaç, çoğu durumda şirketin "yetenek havuzu" oluşturma isteğidir ve bunun hukuki dayanağı dikkatle kurulmalıdır.
Bu yazıda CV'lerin ne kadar süre ve hangi koşulla saklanabileceğini, yetenek havuzunu KVKK'ya uygun şekilde nasıl kurabileceğinizi ve mevcut dağınık arşivi nasıl temizleyeceğinizi adım adım anlatıyoruz.
Pozisyon Kapandıktan Sonra CV Ne Olur?
Belirli bir ilana yapılan başvuru, KVKK md. 5/2 kapsamında sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili veri işleme olarak değerlendirilebilir. Pozisyon doldurulduğunda bu amaç büyük ölçüde gerçekleşmiş olur. Bununla birlikte, işe alım kararına itiraz veya ayrımcılık iddiası gibi olası uyuşmazlıklara karşı başvuru kayıtlarının sınırlı bir süre saklanması, bir hakkın korunması amacıyla savunulabilir.
Kanunda aday CV'leri için tek bir sabit saklama süresi öngörülmemiştir. Bu nedenle süreyi siz belirlersiniz; ancak belirlediğiniz süre:
- Amaçla orantılı ve gerekçelendirilebilir olmalı,
- Aday aydınlatma metninde açıkça yazmalı,
- Kişisel veri saklama ve imha politikanızda ve envanterinizde aynı şekilde yer almalı,
- Fiilen uygulanmalı, yani süre dolduğunda CV gerçekten imha edilmelidir.
Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Anonimleştirme, örneğin işe alım istatistikleri için (kaç başvuru geldi, hangi kanaldan geldi) verinin kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
CV Saklama İçin Yetenek Havuzu Kurmanın Doğru Yolu
Yetenek havuzu, açık pozisyonu olmasa da ileride değerlendirmek üzere adayların bilgilerini tutmaktır. Bu, başvurulan pozisyondan farklı ve ayrı bir amaçtır. Uygulamada en güvenli dayanak adayın açık rızasıdır. Rıza alırken şu ilkelere dikkat edin:
- Ayrı ve isteğe bağlı olsun: Yetenek havuzu onayı, başvurunun ön şartı olmamalı. "Onay vermezseniz başvurunuz değerlendirilmez" yaklaşımı rızayı geçersiz kılar.
- Süre belirtin: "CV'nizi yetenek havuzumuzda X süre boyunca saklayacağız" gibi net bir ifade kullanın; süreyi politikanızla uyumlu belirleyin.
- Kapsamı tanımlayın: Yalnızca şirketinizin pozisyonları için mi, grup şirketleri için de mi? Grup şirketleriyle paylaşım, aktarım anlamına gelir ve ayrıca belirtilmelidir.
- Geri alma yolunu gösterin: Aday rızasını kolayca geri alabilmelidir.
- Yenileme yapın: Süre dolmadan önce adaya ulaşıp havuzda kalmak isteyip istemediğini sorabilirsiniz.
Örnek Aday Bilgilendirme ve Onay Metni İskeleti
Aşağıdaki iskelet, başvuru formunun sonuna eklenebilecek bir onay bölümüne örnektir; kendi süreçlerinize göre uyarlanmalıdır:
- Başlık: Yetenek Havuzu Onayı (isteğe bağlı)
- Açıklama: Başvurduğunuz pozisyon dışında, ileride açılabilecek uygun pozisyonlarda değerlendirilmek üzere özgeçmişinizin ve başvuru bilgilerinizin şirketimizin aday veri tabanında politikada belirtilen süre boyunca saklanmasına onay veriyor musunuz?
- Seçenekler: Onay veriyorum / Onay vermiyorum
- Bilgi notu: Onayınızı dilediğiniz zaman [iletişim kanalı] üzerinden geri alabilirsiniz. Onay vermemeniz mevcut başvurunuzun değerlendirilmesini etkilemez.
Kendiliğinden Gelen CV'ler
İlan olmadan e-posta veya web sitesi üzerinden gelen "genel başvurular" ayrı bir sorundur. Aday belirli bir pozisyona başvurmadığı için sözleşme kurulmasına ilişkin dayanak zayıftır. Pratik çözümler şunlardır:
- Genel başvuru kanalına aday aydınlatma metnini ve yetenek havuzu onayını ekleyin.
- Onay olmadan e-postayla gelen CV'ler için otomatik yanıtla adayı başvuru portalına yönlendirin.
- Portal dışından gelen ve onay içermeyen CV'leri kısa bir süre sonra silmeyi kural haline getirin.
Dağınık Arşivi Temizlemek: Adım Adım
Geçmişten kalan CV yığınını bir anda yönetilebilir hale getirmek mümkün değil, ama planlı bir temizlik birkaç haftada sonuç verir:
| Adım | Ne yapılır? | Sorumlu |
|---|---|---|
| 1. Envanter | CV'lerin tutulduğu tüm yerler listelenir: e-posta kutuları, paylaşılan klasörler, kariyer portalı, yönetici bilgisayarları | İK + BT |
| 2. Sınıflandırma | Aktif süreçteki, rızası olan ve süresi dolmuş CV'ler ayrılır | İK |
| 3. İmha | Süresi dolan ve rızası olmayan CV'ler silinir; imha tutanağı hazırlanır | İK + BT |
| 4. Tek merkez | Bundan sonra CV'ler yalnızca yetkilendirilmiş tek bir sistemde tutulur | İK |
| 5. Takvim | Periyodik imha dönemleri belirlenir (en fazla 6 ayda bir) | İK |
Periyodik imha süresi KVKK ikincil mevzuatına göre 6 ayı geçemez. Bu nedenle CV arşivini en az bu sıklıkta gözden geçiren bir rutin oluşturmak, hem uyum hem de düzen açısından faydalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Kariyer portalında saklama süresi ayarlanmamış, bu nedenle tüm başvurular süresiz kalıyor.
- Yöneticilerin e-posta kutularında yıllar önceki CV'ler duruyor.
- Yetenek havuzu onayı başvurunun zorunlu adımı yapılmış.
- İmha yapılıyor ama tutanak tutulmuyor; ispat edilemiyor.
- İşe alınmayan adayın "verilerimi silin" talebi gözden kaçıyor. Bu talepler ilgili kişi başvurusu sayılır ve en geç 30 gün içinde yanıtlanmalıdır.
Aday verilerinin başvuru aşamasındaki işlenmesine dair genel çerçeve için işe alımda aday verileri ve KVKK yazımıza da göz atabilirsiniz.
Aday Arşivinizi Düzenleyelim
İyi yönetilen bir yetenek havuzu, işe alım süresini kısaltan değerli bir varlıktır; kötü yönetilen bir CV arşivi ise yalnızca risktir. İK Partner, aday veri akışlarınızı haritalayıp saklama sürelerini, onay metinlerini ve imha rutinini birlikte kurgular. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında bilgi almak ve mevcut durumunuzu değerlendirmek için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve Kurul uygulamaları değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza başvurunuz.
