Deprem, sel ya da büyük bir yangın gibi afetler, bir şirketin planlarını bir anda geçersiz kılar. Binalar hasar görebilir, ulaşım durabilir, iletişim kesilebilir. Ama en önemlisi, çalışanlar ve aileleri doğrudan etkilenir. Afet sonrası İK, bu zor dönemde iki görevi aynı anda taşır: insanların yanında olmak ve işin, dolayısıyla çalışanların geçiminin, sürmesini sağlamak.
Bu iki görev zaman zaman birbiriyle çatışıyormuş gibi görünebilir. Oysa sıralama nettir: Önce insanların güvenliği ve temel ihtiyaçları gelir. İş sürekliliği, ancak bu zemin üzerinde sağlıklı biçimde kurulabilir. Çalışanlarını yalnız bırakmayan şirketler, toparlanma döneminde de çok daha güçlü bir bağlılıkla karşılık görür.
Bu yazıda afetin ilk saatlerinden toparlanma dönemine kadar İK'nın izleyebileceği adımları, dikkat edilmesi gereken hassasiyetleri ve sık yapılan hataları ele alıyoruz.
İlk 72 Saat: Ulaşmak ve Dinlemek
Çalışanlara ulaşın
İlk öncelik her çalışana ulaşıp güvende olup olmadığını öğrenmektir.
- Acil durum iletişim listesini ve yönetici iletişim zincirini devreye alın
- Telefon şebekesi zayıfsa kısa mesaj ve mesajlaşma uygulamalarını kullanın
- Ulaşılan ve ulaşılamayan çalışanları tek bir listede takip edin
- Ulaşılamayan çalışanlar için acil durum kişileriyle iletişime geçin
Örnek mesaj: "Merhaba, [şirket adı] olarak sizi ve ailenizi merak ediyoruz. Güvende misiniz? Herhangi bir ihtiyacınız varsa bu numaradan bize ulaşabilirsiniz. Şu an işle ilgili hiçbir şey düşünmenize gerek yok."
Son cümle önemlidir. Afetin ilk saatlerinde çalışanlara iş beklentisiyle yaklaşmak, unutulmayacak bir duyarsızlık olarak algılanır.
İhtiyaçları tespit edin
Ulaşılan her çalışanın durumunu kısa ve saygılı sorularla kayda geçirin:
- Kendisi ve ailesi güvende mi, yaralı var mı?
- Barınma durumu nedir?
- Ulaşım, gıda, ilaç gibi acil ihtiyaçları var mı?
- Çalışabilecek durumda mı, ne zaman?
Bu bilgiler kişisel ve hassas veriler içerebilir. Yalnızca destek amacıyla, gerektiği kadar toplanmalı ve sınırlı sayıda kişiyle paylaşılmalıdır.
Destek Mekanizmalarını Kurmak
Şirketin imkânlarına göre değerlendirilebilecek destekler:
- Barınma ve temel ihtiyaçlar: Konaklama yardımı, temel malzeme temini, gönüllü çalışma arkadaşlarının koordinasyonu
- Esnek çalışma: Uzaktan çalışma, esnek saatler, iş yükünün geçici olarak azaltılması
- İzin düzenlemeleri: İhtiyaç duyan çalışanlar için izin olanakları
- Maddi destek: Şirketin kendi kararıyla sunabileceği avans ya da yardım uygulamaları
- Psikososyal destek: Uzman psikolojik destek hizmetlerine erişim
İzin, ücret ve çalışma düzeniyle ilgili düzenlemelerde mevzuatın ve resmi makamların o döneme özgü duyurularının takip edilmesi gerekir. Afet dönemlerinde zaman zaman özel düzenlemeler yapılabildiği için güncel resmi duyuruları ve mali müşavirinizi, hukuk danışmanınızı takip edin; varsayıma dayalı taahhütlerde bulunmayın.
Psikososyal destek: Hassas ama kritik
Afet, doğrudan zarar görmeyen çalışanlarda bile ağır bir stres yaratabilir. Kayıp yaşayan, yakınlarından haber bekleyen ya da yaşadıklarına tanık olan çalışanların ihtiyaçları farklıdır.
- Yöneticileri temel psikolojik ilk yardım ilkeleri konusunda bilgilendirin: dinlemek, yargılamamak, baskı yapmamak
- Profesyonel destek kaynaklarına erişimi kolaylaştırın
- "Güçlü ol" gibi telkinler yerine "Bu çok zor bir dönem, nasıl destek olabiliriz?" yaklaşımını benimseyin
- Yas sürecindeki çalışanlara zaman ve alan tanıyın
İşi Sürdürmek: Kademeli Bir Yaklaşım
İnsanların güvenliği sağlandıktan sonra işin sürmesi de çalışanlar için önemlidir; çünkü düzenli gelir ve bir rutin, toparlanmanın parçasıdır.
- Kritik faaliyetleri belirleyin: Hangi işler hemen sürdürülmeli, hangileri ertelenebilir?
- Çalışabilecek durumda olanları gönüllülük esasıyla planlayın: Etkilenmemiş bölgelerdeki ekiplerden destek alın.
- Çalışma alanı güvenliğini doğrulayın: Hasar görmüş binalara uzman incelemesi olmadan dönülmemelidir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki yükümlülükler bu dönemde de geçerlidir.
- Geçici çalışma çözümleri üretin: Uzaktan çalışma, başka bir lokasyondan çalışma ya da geçici ofisler.
- Müşteri ve tedarikçilere bilgi verin: Gerçekçi teslim tarihleri paylaşın.
Bu hazırlıkların afetten önce yapılması işi çok kolaylaştırır. Hazırlık adımları için iş sürekliliği planında İK'nın rolü yazımıza göz atabilirsiniz.
Yöneticiler için kısa bir rehber
Afet sonrasında çalışanlarla en sık temas eden kişiler doğrudan yöneticilerdir. Onlara kısa ve net bir rehber verin:
- Her ekip üyesiyle kısa ama düzenli temas kurun; ilk haftalarda bu günlük olabilir.
- Görüşmelerde önce kişinin durumunu sorun, iş konularını sonraya bırakın.
- Çalışanın paylaşmak istemediği ayrıntılar için ısrar etmeyin.
- Destek taleplerini kendiniz çözmeye çalışmak yerine İK'nın oluşturduğu tek bir koordinasyon noktasına iletin.
- Kendi sınırlarınızı da tanıyın; yöneticiler de bu süreçten etkilenir ve desteğe ihtiyaç duyabilir.
Etkilenen bölgelerden işe dönüş görüşmesi
Afetten etkilenen bir çalışan işe döndüğünde, yöneticisinin kısa bir dönüş görüşmesi yapması faydalıdır. Bu görüşmede çalışma saatleri, iş yükü ve ihtiyaç duyulan esneklik konuşulabilir. Örnek cümle: "Tekrar aramızda olmana çok sevindik. İlk haftalarda temponu birlikte ayarlayalım; zorlandığın bir şey olursa bana doğrudan söylemeni isterim."
Sık Yapılan Hatalar
| Hata | Bunun yerine |
|---|---|
| İlk mesajda iş dönüş tarihinden bahsetmek | Önce güvenlik ve ihtiyaçları sormak |
| Tüm çalışanlara tek tip davranmak | Etkilenme düzeyine göre farklı destek sunmak |
| Gerçekleştirilemeyecek destek sözleri vermek | Yapılabilecek olanı net ve dürüst söylemek |
| Etkilenmeyen çalışanları unutmak | Onların yükünü ve stresini de izlemek |
| Toparlanma bitti diye desteği aniden kesmek | Desteği kademeli olarak azaltmak |
Uzun Vadede Toparlanma
Afetin etkileri haftalar ve aylar boyunca sürer. Bu dönemde düzenli birebir görüşmeler, esnek düzenlemelerin gözden geçirilmesi ve yorgunluk belirtilerinin izlenmesi önemlidir. Ekibin yeniden motivasyon bulması için kriz sonrası toparlanma rehberimizdeki adımlardan yararlanabilirsiniz.
Sonuç: Afet Sonrası İK'da Önce İnsan
Afet sonrası İK'nın başarısı, krizin ilk saatlerinde gösterilen insani yaklaşımla başlar. Çalışanlara hızla ulaşmak, ihtiyaçları dinlemek, dürüst ve sınırları belli destek sunmak, ardından işi kademeli ve güvenli biçimde sürdürmek, hem insanları hem şirketi ayakta tutar.
Afete hazırlık planınızı oluşturmak ya da yaşanan bir durumda hızlı destek almak isterseniz, İK Partner'ın kriz yönetimi danışmanlığı ekibine ulaşabilirsiniz. Acil durumlarda 2 saat içinde dönüş yapıyor, ilk görüşmeyi ücretsiz gerçekleştiriyoruz.
