Veri Saklama ve İmha Süresi (İngilizce: Data Retention and Destruction Period), kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olduğu süre boyunca saklanması ve bu süre sona erdiğinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi için belirlenen zaman çerçevesi demektir. Saklama süresi verinin ne kadar tutulacağını, imha süresi ise sürenin dolmasından sonra imhanın ne zaman yapılacağını gösterir.
"Ne olur ne olmaz, saklayalım" yaklaşımı İK'da oldukça yaygındır. Oysa KVKK, verilerin yalnızca gerekli süre kadar saklanmasını temel ilke olarak benimser. Öte yandan işçilik alacağı davalarında işverenin elindeki kayıtlar savunmanın temelini oluşturur. Bu iki ihtiyaç arasındaki dengeyi kurmak; İK yöneticilerini, bordro ekiplerini, hukuk birimlerini ve arşiv sorumlularını doğrudan ilgilendirir.
Veri Saklama ve İmha Süresi Nedir? Temel Kavramlar
KVKK'ya göre kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir. İşleme şartları ortadan kalktığında veriler, veri sorumlusunun kararıyla veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir. Bu sürecin ayrıntıları, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yönetmelikte düzenlenmiştir.
Başlıca kavramlar şunlardır:
- Saklama süresi: Verinin muhafaza edileceği azami süre.
- Periyodik imha: Saklama süresi dolan verilerin, politikada belirtilen aralıklarla re'sen imha edilmesi. Periyodik imha süresi 6 ayı geçemez.
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
- Anonim hale getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
- Saklama ve imha politikası: Bu süreleri ve yöntemleri gösteren kurum içi doküman; VERBİS'e kayıt yükümlüsü olan veri sorumluları için hazırlanması zorunludur.
Saklama Süresi Nasıl Belirlenir?
Saklama süresi keyfi olarak belirlenmez. Her veri kategorisi için şu sorular sırasıyla değerlendirilir:
- Mevzuatta öngörülen bir süre var mı? İş, vergi, sosyal güvenlik veya iş sağlığı ve güvenliği mevzuatındaki saklama yükümlülükleri dikkate alınır.
- Olası uyuşmazlıklarda zamanaşımı süresi nedir? Örneğin kıdem, ihbar ve yıllık izin ücreti ile ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıldır (7036 sayılı Kanun md. 15). Bu alacakların ispatına yarayan kayıtlar en az bu süre gözetilerek saklanır.
- İşleme amacı devam ediyor mu? Örneğin işe alınmayan adayın özgeçmişi, değerlendirme süreci bittiğinde amacını yitirir.
- Süre ne zaman başlar? Çoğu çalışan verisi için süre, iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren işlemeye başlar.
Zamanaşımı süresinin başlangıcı ve kesilmesi gibi ayrıntılar somut olaya göre değişebileceğinden, kritik kayıtlar için hukuk danışmanının görüşü alınmalıdır.
İK Verileri İçin Örnek Yaklaşım
Aşağıdaki tablo yalnızca düşünme biçimini göstermek içindir; kesin süreler kurumun kendi değerlendirmesiyle belirlenmelidir.
| Veri | Saklama gerekçesi | Süreyi belirleyen etken |
|---|---|---|
| İşe alınmayan aday özgeçmişi | İşe alım süreci | Süreç sonu; aday havuzu için ayrıca rıza |
| Özlük dosyası | Kanuni yükümlülük, olası davalar | İlgili mevzuat ve zamanaşımı |
| Bordro ve puantaj | Vergi ve SGK mevzuatı, ücret alacakları | Mali mevzuat ve 5 yıllık zamanaşımı |
| Kamera kayıtları | Güvenlik | Kısa ve orantılı bir süre |
| Sağlık raporları | İSG mevzuatı | İSG mevzuatındaki özel hükümler |
Çalışan verilerinin saklanmasına ilişkin uygulama ayrıntıları için KVKK kapsamında çalışan verilerinin saklanması rehberimize göz atabilirsiniz.
Örnek Senaryo
Aşağıdaki durum örnek amaçlı kurgulanmıştır. Bir perakende şirketinin arşivinde on yılı aşkın süredir biriken aday özgeçmişleri ve eski çalışanlara ait kimlik fotokopileri bulunmaktadır. Şirket önce her veri kategorisi için saklama süresi belirler, ardından süresi dolan aday özgeçmişlerini imha eder ve eski çalışan dosyalarını zamanaşımı süresi dikkate alınarak ayırır. İmha işlemleri tutanakla kayıt altına alınır ve periyodik imha her altı ayda bir yapılacak şekilde takvime bağlanır.
Sık Karıştırılan Kavramlar
- Saklama süresi ve periyodik imha süresi: İlki verinin ne kadar tutulacağını, ikincisi süresi dolan verilerin hangi aralıklarla temizleneceğini ifade eder.
- Silme ve yok etme: Silinen veri yetkili sistem yöneticileri açısından teknik olarak erişilebilir kalabilir; yok edilen veri ise hiçbir şekilde geri getirilemez.
- Anonimleştirme ve maskeleme: Maskeleme verinin bir kısmını gizler ama kişiyle bağ kopmayabilir; anonimleştirme bu bağı tamamen ortadan kaldırır. İlgili kavramlar için veri envanteri maddemize de bakabilirsiniz.
İK Uygulamasında İpuçları
- Saklama sürelerini veri envanterindeki her satıra bağlayın.
- İmha işlemlerini tutanakla kayıt altına alın ve bu kayıtları saklayın.
- Yedekleme sistemlerini ve e-posta arşivlerini imha planına dahil edin.
- Fiziksel arşivde imha için güvenilir bir yöntem kullanın; çöpe atılan dosya imha değildir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; somut durumlar için uzmana danışılmalıdır. İK Partner, iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmeti kapsamında İK verileri için saklama ve imha politikası hazırlanmasında destek verir. Arşivinizi nasıl düzenleyeceğinizi ücretsiz ilk görüşmede konuşabiliriz.
İK sözlüğündeki diğer terimler için İK Sözlüğü sayfamıza göz atabilirsiniz.
