"Bir İK uzmanı almak mı daha ucuz, danışmanla çalışmak mı?" Bu soru genellikle iki rakamın karşılaştırılmasıyla cevaplanmaya çalışılır: bir yanda brüt maaş, diğer yanda danışmanlık teklifi. Oysa bu karşılaştırma, elmayla armudu kıyaslamaktan farksızdır. Dış kaynak İK'nın maliyeti ile tam zamanlı kadronun maliyetini doğru kıyaslamak için önce her iki tarafın gerçek, toplam maliyetini görmek gerekir.
Bu yazıda size hazır bir rakam vermeyeceğiz; çünkü ücretler, prim oranları ve piyasa koşulları sürekli değişiyor ve her şirketin yapısı farklı. Bunun yerine, kendi rakamlarınızla doldurabileceğiniz bir hesaplama çerçevesi sunuyoruz. Güncel ücret, vergi ve SGK prim bilgileri için mali müşavirinizle çalışmanızı ve resmi duyuruları takip etmenizi öneririz.
Tam zamanlı İK kadrosunun gerçek maliyeti
Bir İK çalışanının maliyeti, sözleşmede yazan ücretten ibaret değildir. Toplam maliyeti şu kalemlerle düşünmek gerekir.
Doğrudan maliyetler
- Brüt ücret: Sözleşmedeki aylık brüt tutar, yıllık bazda
- İşveren yükü: SGK işveren payı ve işsizlik sigortası işveren payı gibi yasal yükümlülükler (güncel oranlar için mali müşavirinize danışın)
- Prim ve ikramiyeler: Varsa yıllık bonus, performans primi
- Yan haklar: Yemek, ulaşım, özel sağlık sigortası, telefon gibi kalemler
Dolaylı maliyetler
- İşe alım maliyeti: İlan, aday tarama, mülakatlara ayrılan yönetici zamanı
- Uyum süresi: Yeni çalışanın tam verimle çalışmaya başlamasına kadar geçen süre
- Eğitim ve gelişim: Mevzuat güncellemeleri, sertifika programları, seminerler
- Araç ve yazılım: İK yazılımı lisansı, bilgisayar, ofis alanı
- Yönetim zamanı: İK çalışanını yönetmek, hedef vermek, değerlendirmek
Gözden kaçan maliyetler
- Kıdem ve ihbar yükümlülükleri: Çalışan ayrıldığında doğabilecek tazminat yükü zamanla birikir.
- Boşluk dönemi: İK çalışanı ayrıldığında yerine biri bulunana kadar işler aksar.
- Uzmanlık açığı: Tek bir kişinin bilmediği bir alanda yine de dış destek almak gerekebilir. Bu, çoğu zaman "çift maliyet" anlamına gelir.
Dış kaynak İK'nın maliyeti nasıl oluşur?
Dış kaynak modelde maliyet yapısı daha sadedir, ama yine de birkaç kalemi birlikte düşünmek gerekir:
- Danışmanlık ücreti: Modelinize göre proje bazlı, aylık sabit veya kurumsal ortaklık şeklinde
- İç koordinasyon zamanı: Şirket içindeki muhatabın ortağa bilgi aktarmak için ayırdığı süre
- Başlangıç bilgi aktarımı: İlk haftalarda dokümanların hazırlanması ve paylaşılması
- Ek proje talepleri: Kapsam dışı işler için ayrıca fiyatlanan çalışmalar
Burada önemli olan, kapsamın baştan net olmasıdır. Kapsam belirsizse, aylık ücret düşük görünse bile ek taleplerle maliyet beklenmedik biçimde artabilir.
Adım adım karşılaştırma yöntemi
Aşağıdaki beş adımı izleyerek kendi şirketiniz için anlamlı bir karşılaştırma yapabilirsiniz.
- İhtiyacı listeleyin. Önümüzdeki 12 ayda hangi İK işlerinin yapılması gerekiyor? İşe alımlar, sözleşme güncellemeleri, performans dönemi, eğitimler, olası işten çıkarmalar.
- İş yükünü tahmin edin. Bu işlerin her birinin ne kadar zaman alacağını kabaca belirleyin. Toplam, tam zamanlı bir kişinin yıllık çalışma süresini dolduruyor mu?
- Tam zamanlı senaryonun yıllık toplamını çıkarın. Yukarıdaki doğrudan ve dolaylı maliyet kalemlerini kendi rakamlarınızla toplayın. Gözden kaçan maliyetler için de makul bir pay ayırın.
- Dış kaynak senaryosunun yıllık toplamını çıkarın. Aldığınız teklifleri aynı kapsama göre yıllığa çevirin ve iç koordinasyon zamanını ekleyin.
- Kapsamı eşitleyin. İki senaryonun gerçekten aynı işi karşılayıp karşılamadığını kontrol edin. Tam zamanlı çalışanın yapamayacağı uzmanlık işleri için ayrıca dış destek gerekecekse, bunu o senaryoya ekleyin.
Basit bir karşılaştırma şablonu
| Kalem | Tam zamanlı kadro | Dış kaynak İK |
|---|---|---|
| Yıllık ücret ve işveren yükü | Kendi rakamınız | Uygulanmaz |
| Yan haklar | Kendi rakamınız | Uygulanmaz |
| İşe alım ve uyum | Kendi tahmininiz | Düşük |
| Eğitim, yazılım, ekipman | Kendi rakamınız | Genellikle ortakta |
| Danışmanlık ücreti | Uzmanlık açığı için gerekirse | Teklif tutarı |
| İç koordinasyon zamanı | Yönetim zamanı | Muhatap zamanı |
| Esneklik | Sabit | İhtiyaca göre değişir |
Maliyetin ötesinde: Değeri nasıl ölçersiniz?
Yalnızca maliyet kıyaslaması, eksik bir resim çizer. Kararı verirken şu soruları da sorun:
- Risk azaltımı: Usule uygun yürütülmeyen tek bir fesih sürecinin olası maliyeti, yıllık danışmanlık bütçesinin çok üzerine çıkabilir. Riskin azaltılması da bir getiridir.
- Hız: Bir pozisyonun haftalarca boş kalmasının şirkete maliyeti nedir? Daha hızlı işe alım doğrudan gelir etkisi yaratabilir.
- Yönetim zamanı: Kurucunun veya genel müdürün İK'ya harcadığı saatlerin fırsat maliyetini hesaba katın.
- Kalite: Doğru kişiyi işe almak, yanlış kişiyi almaktan her zaman daha ucuzdur. Konuya ilişkin ayrıntılar için yanlış işe alımın maliyetini ele aldığımız yazıya göz atabilirsiniz.
Hesaplamada sık yapılan hatalar
- Yalnızca net maaşı baz almak: İşveren yükü ve yan haklar dahil edilmezse kadro maliyeti olduğundan düşük görünür.
- Dolaylı maliyetleri sıfır saymak: İşe alım süreci, uyum dönemi ve yönetici zamanı gerçek maliyetlerdir.
- Farklı kapsamları kıyaslamak: Sadece operasyonel işi kapsayan bir kadroyla, uzmanlık işini de kapsayan bir danışmanlık teklifini doğrudan karşılaştırmak yanıltıcıdır.
- Tek yıla bakmak: Kıdem yükümlülüğü ve ücret artışları gibi kalemler zamanla büyür. En az iki-üç yıllık bir perspektif daha sağlıklıdır.
- Hibrit seçeneği atlamak: Çoğu zaman en verimli çözüm, idari işleri içeride tutup uzmanlık işini dış kaynağa vermektir.
Sonuç: Doğru rakam, doğru soruyla gelir
Dış kaynak İK maliyeti, tek başına bir rakam olarak değil, aynı kapsamdaki bir iç kadro senaryosuyla karşılaştırıldığında anlam kazanır. Kendi rakamlarınızla yapacağınız bu hesaplama, hem bütçe kararınızı netleştirir hem de iç ekibinizin hangi rolde daha verimli olacağını gösterir. Yıllık İK bütçenizi bütünüyle ele almak isterseniz İK bütçesi planlama rehberimiz de yol gösterici olacaktır.
İK Partner, ihtiyacınızı netleştirip size uygun modeli birlikte belirlemek için ücretsiz bir ilk görüşme sunuyor. Çalışma modellerimizi hizmetler sayfamızda inceleyebilir, kapsamınıza özel bir teklif talep edebilirsiniz.
